Flujo de documentos en SAP Business One: documentos base y de destino, Copy From y Copy To, qué contabiliza cada documento y cuándo cerrar o cancelar

Documentos base y documentos de destino.

Cuando creas un documento a partir de uno existente, el existente es el documento base y el nuevo es el documento de destino. B1 copia el interlocutor comercial, los artículos, las cantidades, los precios y lo demás, y guarda el vínculo por línea. Desde una línea vas y vuelves con Go To → Base Document y Go To → Target Document en la barra de menús.

Hay dos formas de copiar. En el documento de destino eliges el interlocutor comercial, luego Copy From y el tipo de documento que quieres traer; B1 muestra los documentos abiertos de ese interlocutor. En el documento base eliges Copy To y el tipo de documento de destino. Para elegir líneas, cantidades o portes en lugar de copiarlo todo, se abre el Draw Document Wizard. No todos los tipos se pueden copiar a cualquier otro: la lista de Copy From muestra solo los tipos permitidos, y solo documentos que siguen abiertos.

La cadena de ventas.

• Sales Quotation (oferta de ventas): una propuesta a un cliente o lead. No contabiliza nada.
• Sales Order (pedido de cliente): el compromiso del cliente. Aumenta la cantidad comprometida y así reduce la disponible; sin asiento.
• Delivery (entrega): la mercancía sale del almacén. Reduce el stock y la cantidad comprometida; con inventario permanente contabiliza también el coste de la mercancía.
• A/R Invoice (factura de deudores): la solicitud de pago y el ingreso. Siempre genera asiento. Basada en una entrega no toca el stock; sin entrega también da salida a la mercancía. La factura es el único documento obligatorio de la cadena de ventas.
• Return (devolución): la corrección de una entrega que aún no se ha facturado. Devuelve la mercancía al stock. Puede ir precedida de una Return Request si las devoluciones se acuerdan antes.
• A/R Credit Memo (nota de crédito de clientes): la corrección de una factura, en cantidad e importe. Basada en una devolución corrige solo los importes, porque la devolución ya se ocupó del stock.
• Anticipos: una A/R Down Payment Request no contabiliza nada hasta que se paga; una A/R Down Payment Invoice contabiliza en las cuentas pero no en el stock. Ambas se compensan en la factura final.

La cadena de compras.

• Purchase Request (solicitud de compra): una petición interna de un compañero de bienes o servicios. No contabiliza nada.
• Purchase Quotation (oferta de compra): una petición de precios a uno o varios proveedores, para comparar ofertas. No contabiliza nada.
• Purchase Order (pedido de compra): el pedido al proveedor. Aumenta la cantidad pedida y con ello la disponible; sin asiento.
• Goods Receipt PO (entrada de mercancía): llega la mercancía. Aumenta el stock; con inventario permanente contabiliza el valor del stock.
• A/P Invoice (factura de proveedores): la factura del proveedor. Siempre genera asiento: la deuda, el impuesto y los portes. Sin goods receipt PO también da entrada a la mercancía. Como en ventas, es el único documento obligatorio.
• Goods Return (devolución a proveedor): devuelve mercancía de una goods receipt PO antes de que se facture. Reduce el stock.
• A/P Credit Memo (nota de crédito de proveedores): la corrección de una factura de proveedor, en cantidad e importe. Los anticipos de compra siguen el mismo patrón que en ventas.

Qué contabiliza cada documento.

Con inventario permanente, la configuración habitual, los documentos logísticos contabilizan el valor del stock y las facturas el dinero. A grandes rasgos, con valoración por precio medio móvil:

• Delivery: debe coste de ventas, haber inventario, al coste del artículo, no al precio de venta.
• A/R Invoice basada en una entrega: debe el cliente, haber ingresos e impuesto repercutido. Una factura sin entrega contabiliza ambas cosas en un solo asiento.
• Return basada en una entrega: el asiento de coste de la entrega invertido, al coste del artículo de esa entrega.
• A/R Credit Memo basada en una factura: ingresos, impuesto y cliente invertidos, y la mercancía de vuelta al stock al coste de la factura. Basada en una devolución: solo la parte financiera.
• Goods Receipt PO: debe inventario, haber la allocation account (cuenta de compensación), al precio del documento. Esa cuenta sustituye al proveedor hasta que llega la factura; su saldo es el valor de lo recibido y aún no facturado.
• A/P Invoice basada en una goods receipt PO: debe la cuenta de compensación, haber el proveedor, más el impuesto soportado. Si el precio de la factura difiere de la entrada, la diferencia va al inventario y cambia el coste del artículo. Sin entrada: debe inventario, haber el proveedor.
• Goods Return basada en una goods receipt PO: el asiento de la entrada, invertido.

Las ofertas, los pedidos y las solicitudes nunca contabilizan. Sin inventario permanente, las entregas y las entradas solo cambian cantidades, no el libro mayor. Qué cuentas se usan lo decide la G/L account determination; consulta G/L account determination en SAP Business One.

Cerrar o cancelar.

Un documento sigue abierto hasta que todo se ha copiado a un documento de destino. Si el resto ya no hará falta, lo cierras o lo cancelas desde Data en la barra de menús. No es lo mismo.

• Cerrar (Data → Close). El documento pasa a estado Closed: el resto abierto desaparece y ya no se puede copiar ni modificar, pero sigue visible. Cerrar no corrige el stock: una entrega cerrada no devuelve la mercancía, una goods receipt PO cerrada no la da de baja. Con inventario permanente, cerrar una goods receipt PO genera un asiento de compensación, para el que B1 pide una fecha de contabilización. Usa Close para un pedido cuyo resto nunca llegará.
• Cancelar ofertas, pedidos, solicitudes y solicitudes de anticipo. Solo cambia el estado a Cancelled. Un pedido de compra que ya se ha copiado, aunque sea en parte, no se puede cancelar; se cierra.
• Cancelar entregas, devoluciones, goods receipt POs, goods returns, facturas y notas de crédito. B1 crea un documento de cancelación que revierte stock, contabilidad e impuestos, cierra ambos documentos de forma definitiva y reabre los documentos base para que se puedan copiar de nuevo. Solo funciona dentro del número de días fijado en Document Settings, y no para landed costs ni facturas de anticipo.
• Borrar no es una opción para entregas y facturas, y sus datos contables no se pueden cambiar después de añadirlas. La corrección siempre es un documento nuevo.

Copias parciales, cantidades abiertas y el Relationship Map.

Una copia no tiene por qué ser completa. Copia tres de diez unidades pedidas a una entrega y el pedido queda abierto por siete; el siguiente Copy From ofrece esas siete. Solo cuando todo se ha traído, el documento base se cierra solo. La oferta de ventas es la excepción: se puede volver a copiar después de cerrada si Allow Copying Closed Quotations to Target Doc. está activado en Document Settings.

En una entrega o factura copiada puedes reducir una cantidad copiada pero no aumentarla; para más, añade una línea nueva. Para ver lo que sigue abierto usa la Open Items List en Sales – A/R → Sales Reports o Purchasing – A/P → Purchasing Reports; desde ahí también puedes cerrar documentos.

El Relationship Map muestra toda la cadena de una vez. Haz clic derecho en un documento existente y elige Relationship Map: ves sus documentos base y de destino y los asientos vinculados, y encuentras el paso que falta sin abrir diez ventanas.

Errores frecuentes.

• Una factura sin referencia a una entrega existente. La mercancía sale del stock dos veces. Copia siempre la factura desde la entrega.
• Una nota de crédito donde corresponde una devolución, o al revés. Una devolución corrige una entrega no facturada; si ya hay factura, la corrección es una A/R credit memo. En compras ocurre lo mismo con goods return y A/P credit memo.
• Cerrar una goods receipt PO por mercancía que se devolvió. El stock se queda. Usa una goods return.
• Pedidos que quedan abiertos para siempre. El resto de una entrega parcial que nunca llegará sigue contando como comprometido o pedido, y el stock disponible no cuadra. Ciérralos.
• Teclear un documento de nuevo en lugar de copiarlo. Se pierde el vínculo, el documento base sigue abierto y el Relationship Map ya no muestra qué va junto.
• Una lista vacía en Copy From. El documento base ya está cerrado, pertenece a otro interlocutor comercial o es de un tipo que no se puede copiar a este documento.

Cómo lo aborda KoonLearn.

KoonLearn, nuestra simulación de formación para SAP Business One, está construido en torno a esta cadena. Su cliente, reconstruido para formación sobre SAP Business One 10.0 FP 2608, tiene Copy From y Copy To: eliges líneas y cantidades, con el resto abierto como propuesta, y un documento base se cierra cuando todo se ha traído. Un motor contable propio contabiliza de verdad, y la journal entry preview muestra lo que un documento va a contabilizar antes de añadirlo.

En el itinerario para usuarios finales y key users, el capítulo 03 va del pedido de compra a la goods receipt PO, la factura de proveedor y el pago, con goods return y A/P credit memo; el capítulo 04, de la oferta al pedido, la entrega, la factura de deudores y el cobro, con devolución y A/R credit memo. Las tareas de escenario y de resolución de errores preguntan por qué una entrega contabiliza al coste y no al precio de venta, o por qué falta una goods receipt PO en la lista de Copy From. El itinerario de partners añade portes y landed costs, la determinación de cuentas detrás de las compras, resolución de errores como un pedido de compra recibido en parte que hay que cerrar, y entrenamiento para el examen al estilo de C_TB120. El capítulo 03 Compras es gratis y sin cuenta, para ambos itinerarios: empieza el capítulo gratuito en learn.koonsystems.com. KoonLearn es preparación para el examen y práctica, y no está vinculado a SAP SE.

Fuentes: la documentación de ayuda de SAP Business One 10.0 (proceso de ventas y compras, Draw Document Wizard, cerrar y cancelar documentos, Relationship Map, anticipos, Open Items List); la guía de SAP How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory System in SAP Business One 10.0; el resumen de capítulos de KoonLearn. SAP y SAP Business One son marcas comerciales de SAP SE.