Voorraadtelling in SAP Business One: telopdrachten, voorraadboeking en cyclisch tellen

Wat B1 zelf doet.

Tellen staat in B1 onder Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions. Er zijn twee documenten, en die splitsing is bewust:

• Inventory Counting (de telopdracht) legt de telling vast: welke artikelen, in welk magazijn en op welke locatie, geteld door wie, en het getelde aantal naast de voorraad op de teldatum. Het verandert geen voorraad en boekt geen journaalpost. Zolang de telopdracht open is, kun je hem blijven bijwerken.
• Inventory Posting (de voorraadboeking) corrigeert de voorraad. Die kopieer je meestal uit een of meer telopdrachten, en hij boekt het verschil: een positief verschil tegen de Inventory Offset – Increase Account, een negatief tegen de Inventory Offset – Decrease Account. Eenmaal toegevoegd is hij niet meer te wijzigen.

Je kunt tellingen ook direct in een voorraadboeking typen, maar SAP raadt dat af: je verliest de tellers en hun afzonderlijke resultaten, en een tikfout gaat meteen de voorraad en het grootboek in. Beide documenten kennen concepten en goedkeuringsprocedures.

Tellen, stap voor stap.

Dit is de werkwijze die SAP in de helpdocumentatie aanraadt:

• Leg elke ontvangst, levering en uitgifte vast die echt heeft plaatsgevonden, zodat B1 en het schap vanaf hetzelfde punt beginnen.
• Maak de telopdracht: teldatum en -tijd, telsoort, tellers, en de artikelen met hun magazijn en locatie. Add Items → Select Items kiest artikelen op criteria, zoals magazijn of een reeks locaties.
• Zet Freeze aan op de regels. Een bevroren artikel kan in dat magazijn en op die locatie niet ontvangen, geleverd of verplaatst worden; alleen de voorraadboeking mag. Het wordt weer vrijgegeven bij het boeken of als de regel gesloten wordt.
• Voeg het document toe en druk het af, tel in het magazijn en voer daarna de resultaten in. Zet Counted aan op elke afgeronde regel; alleen getelde regels kun je boeken. Een regel die als geteld is gemarkeerd zonder aantal, telt als nul.
• Controleer de kolommen Variance en Variance %. Regels boven de drempel uit Document Settings worden rood.
• Kies Copy to Inventory Posting, controleer de prijzen en voeg de voorraadboeking toe.

Twee details zorgen achteraf voor de meeste verwarring. Ten eerste wordt In-Whse Qty on Count Date berekend op de boekingsdatum of op de aanmaakdatum van transacties, afhankelijk van een instelling in Document Settings die voor tellen en boeken gelijk moet zijn. Voegt iemand na het begin van de telling een levering toe met de teldatum als datum, dan klopt de vergelijking niet. Ten tweede worden regels waarvan het getelde aantal gelijk is aan de voorraad niet naar de voorraadboeking gekopieerd. Tenzij Document Settings ze automatisch sluit, blijven ze open en bevroren, en kun je voor die artikelen geen nieuwe telling beginnen tot je de telopdracht met de hand sluit.

Eén teller, meerdere tellers of een team.

Het veld Counting Type kent Single Counter en Multiple Counters. Een teller kan een B1-gebruiker zijn of een medewerker zonder B1-gebruiker. Bij meerdere tellers zijn er twee rollen: tot 5 individuele tellers, die elk onafhankelijk hetzelfde artikel op dezelfde locatie tellen, en tot 10 teamtellers, wier resultaten samen één teamtelling vormen. Teamresultaten komen op een apart tabblad Team Counting.

B1 vergelijkt daarna de tellingen: Counters' Diff. toont het grootste verschil tussen de tellers. Bij het boeken kies je welke telling de voorraad in gaat: alleen artikelen zonder verschil tussen tellers, de teamtelling, of het resultaat van één bepaalde teller. Er wordt maar één telling geboekt. Wijzig de telsoort voorzichtig: SAP waarschuwt dat na een verkeerde wijziging en bijwerken de enige oplossing is de telopdracht te sluiten en opnieuw te tellen in een nieuwe.

Meerdere tellers is een functie van de B1-client. De Service Layer-referentie van SAP, die scanner-apps gebruiken, zegt er niets specifieks over. Test dus op je eigen systeem hoe een app de telling per teller leest en schrijft voordat je erop vertrouwt.

Locaties, batches en serienummers.

• Locaties. Elke locatie is een eigen regel. In de artikelselectie beperkt de knop Bin Locations de keuze op subniveau of kenmerk, en Exclude Bin Locations for Items with Zero Quantity houdt lege locaties van de lijst. Een artikel gevonden op een locatie die niet op de lijst stond? Voeg met de hand een regel toe.
• Batches en serienummers. Klik met rechts op een regel en kies Serial and Batch Selection. Op de telopdracht zijn ze optioneel, op de voorraadboeking verplicht, dus iemand moet ze invullen. Batches of serienummers die B1 niet kent, kun je op de telopdracht als concept aanmaken; bij het boeken worden ze echt.
• Eenheden. Getelde aantallen staan in de teleenheid. Met een eenhedengroep kun je dozen en losse stuks apart invoeren in Inventory Counting by UoM, en B1 telt ze op.
• Waarde. Bij artikelen met standaardprijs, voortschrijdend gemiddelde of FIFO telt B1 eerst de verschillen van alle locaties in een magazijn op. Stond een doos gewoon op de verkeerde locatie, dan heffen plus en min elkaar op en wordt er geen waarde geboekt. Artikelen gewaardeerd per serienummer of batch worden per batch behandeld.

Cyclisch tellen.

Alles één keer per jaar tellen betekent het magazijn stilleggen. Cyclisch tellen telt steeds een deel, volgens een schema. B1 ondersteunt dat met drie vensters:

• Inventory Cycles - Setup (Administration → Setup → Inventory) legt de cycli vast: herhaling, eerste teldatum en tijd.
• Cycle Count Determination (zelfde menu) bepaalt per magazijn of er cyclisch geteld wordt per artikelgroep of, in een magazijn met locaties, per subniveau, met een cycluscode, een melding en de gebruikers die hem krijgen. Bij cycli per artikelgroep kan het tabblad Inventory Data van de artikelstamgegevens de cyclus per artikel aanpassen.
• Cycle Count Recommendations (Inventory → Inventory Transactions) toont wat aan de beurt is. Selecteer artikelen en kies Inventory Counting om de telopdracht te maken; de artikelen verdwijnen dan van de lijst.

Cyclisch tellen werkt alleen als iemand iets met de meldingen doet. Geef de aanbevelingen een vast moment in de week, en tel snellopers vaker dan langzame artikelen.

Inventory Posting of Inventory Opening Balance?

Beide vensters boeken voorraad erbij of eraf met een prijs, beide staan onder Inventory Transactions, en ze worden door elkaar gehaald. Inventory Opening Balance is voor de beginvoorraad: bij de start met B1, of voor voorraad die nooit is ingevoerd. Hij boekt tegen een Open Inventory Account die je per regel kiest, normaal een rekening voor beginbalansen, en werkt alleen in de voorraadeenheid. Inventory Posting is voor verschillen uit een telling en boekt tegen de tegenrekeningen voor voorraad. Corrigeer je een telverschil met een beginbalans, dan komt de winst of het verlies op de verkeerde rekening.

Voordat je gaat tellen.

• Elke echte beweging staat in B1, ook de leveringen van gisteren en de uitgifte voor de kapotte pallet.
• Controleer Document Settings voor Inventory Counting en Inventory Posting: hoe de voorraad op de teldatum berekend wordt, de drempels voor verschillen, en of regels zonder verschil sluiten bij het boeken.
• Bepaal wie telt en hoe: één teller, een tweede telling ter controle, of een team voor een grote locatie.
• Bevries wat je telt, en spreek af dat niemand bewegingen voor die artikelen boekt tot de voorraadboeking is toegevoegd.
• Barcodes voor artikelen, dozen en locaties staan in B1, zodat een scanner weet wat hij leest.
• Spreek af wie de verschillen controleert en wie de voorraadboeking toevoegt. Een telling zonder boeking verandert niets aan de voorraad.
• Sluit telopdrachten die klaar zijn, zodat er geen artikelen bevroren blijven.

Hoe KoonScan het doet.

KoonScan telt op de telopdrachten die je in B1 maakt. De medewerker scant een locatie en de artikelen, standaard blind of met de voorraad volgens B1 erbij, begeleid langs de locaties op volgorde of vrij. Collega's op dezelfde telopdracht tellen hun aantallen bij elkaar op. Is een locatie afgerond, dan telt wat daar niet gescand is als nul. Batchartikelen hebben een batch nodig; een batch die B1 nog niet kent, wordt aangemaakt bij de voorraadboeking. Voor een snelle controle zonder document maakt snel tellen een nieuwe telopdracht in B1 met het resultaat.

Boeken werkt de telopdracht bij via de Service Layer. Standaard is dat alles: kantoor controleert de verschillen in B1 en voegt de voorraadboeking toe. Met een instelling aan maakt KoonScan ook de voorraadboeking voor de regels met een verschil. Een telopdracht met meerdere tellers werkt ook, binnen de grens hierboven: elke teller boekt alleen zijn eigen telling, nooit een voorraadboeking, en kantoor vergelijkt de tellingen en beslist in B1. De medewerker moet dan een van de tellers op die telopdracht zijn. Elk document draagt de naam van de medewerker die gescand heeft. Meer op de pagina van KoonScan; voor het inrichten van locaties en batches, zie de gids over locaties en de gids over batches en serienummers.

Bronnen: helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (Inventory Counting Transactions, venster Inventory Counting, Calculation of In-Warehouse Quantities on Count Date, Posting Counting Results, venster Inventory Posting, Valuation Rules for Inventory Variances, Inventory Counting by Serial Number en by Batch Number, Inventory Opening Balances, Inventory Cycles - Setup, Cycle Count Determination - Setup, Cycle Count Recommendations, Warehouses - Setup: tabblad Accounting); de Service Layer API-referentie van SAP Business One 10.0 (InventoryCountings, InventoryPostings). SAP en SAP Business One zijn merken van SAP SE.