Grootboekrekeningbepaling in SAP Business One: waar elke boeking haar rekening vandaan haalt, wat de hoofddocumenten boeken en hoe je een foute opspoort

Wat grootboekrekeningbepaling is.

Elk document in SAP Business One met een waarde maakt zelf een journaalpost. De gebruiker kiest een klant, een artikel en een aantal; B1 kiest de rekeningen. De standaardrekeningen staan in één venster, Administration > Setup > Financials > G/L Account Determination, met zes tabbladen:

• Sales: de verzamelrekeningen debiteuren (binnenland, buitenland, EU), de omzetrekening en de rekening voor verkoopcreditnota's, betalingskorting, aanbetalingen, koersverschillen en de rekeningen voor te veel of te weinig ontvangen betalingen.
• Purchasing: het spiegelbeeld voor leveranciers: verzamelrekeningen crediteuren, de kostenrekening en de rekening voor inkoopcreditnota's, bankoverboeking, betalingskorting, aanbetalingen, en een verschillenrekening voor inkoopcreditnota's op basis van inkoopfacturen met een gewijzigde prijs of vracht.
• General: rekeningen die bij geen enkel document horen, zoals de afrondingsrekening, de rekening voor afletterverschillen, de rekening voor de periodeafsluiting en bankkosten.
• Inventory: de rekeningen die voorraadboekingen gebruiken: voorraad, kostprijs verkopen, de tussenrekening ontvangsten (allocation), verschillen (variance), prijsverschillen, aanpassing negatieve voorraad, tegenrekeningen voor voorraadtoename en -afname, verkoopretouren, goederenvereffening, herwaardering (G/L increase en decrease), onderhanden werk en meer.
• Resources en WIP Mapping: rekeningen voor resources in de productie en de koppeling tussen rekeningen voor onderhanden werk. Alleen van belang als je productie gebruikt.

Een deel van deze rekeningen is definitief. Andere, vooral op het tabblad Inventory, zijn alleen de standaard die nieuwe magazijnen, artikelgroepen en artikelen overnemen. Welke rekening een boeking echt gebruikt, hangt af van de volgende instelling.

Waar een artikel zijn rekeningen vandaan haalt.

Voor artikelboekingen kijkt B1 eerst naar het artikel. Het veld Set G/L Accounts By heeft drie waarden:

• Warehouse: de rekeningen op het tabblad Accounting van Warehouses - Setup (Administration > Setup > Inventory > Warehouses). Een artikel in magazijn 01 boekt op de rekeningen van magazijn 01.
• Item Group: de rekeningen op het tabblad Accounting van Item Groups - Setup (Administration > Setup > Inventory > Item Groups).
• Item Level: rekeningen die op het artikel zelf staan, op het tabblad Inventory Data van de Item Master Data.

De standaard voor het bedrijf staat in Administration > System Initialization > General Settings, tabblad Inventory, subtabblad Items. Die geldt alleen voor artikelen die je na de wijziging aanmaakt; bestaande artikelen houden hun eigen waarde. Nieuwe magazijnen en artikelgroepen nemen hun rekeningen over van het tabblad Inventory van G/L Account Determination, dus als je dat tabblad later wijzigt, veranderen bestaande magazijnen en groepen niet mee.

Het tabblad Accounting van een magazijn bevat meer dan voorraadrekeningen: er staan ook een omzetrekening en een kostenrekening, dus de bron die een artikel gebruikt, bepaalt ook waar de omzet terechtkomt. Aan de kant van de zakenpartner werkt het anders: een klant of leverancier boekt op zijn verzamelrekening, en die komt van het tabblad Sales of Purchasing, tenzij Permit Change of Control Accts aanstaat en de zakenpartner een eigen rekening heeft.

Wat de hoofddocumenten boeken.

De voorbeelden gaan uit van een permanente voorraadwaardering (Use Perpetual Inventory op het tabblad Basic Initialization van Company Details) en laten btw buiten beschouwing. De bedragen volgen de waarderingsmethode; zie voorraadwaardering in SAP Business One.

• Levering (Delivery): debet kostprijs verkopen, credit voorraad, voor aantal maal kostprijs. Nog geen klant en geen omzet: de levering haalt alleen voorraad weg tegen kostprijs.
• Verkoopfactuur (A/R invoice) op basis van een levering: geen voorraadboeking, want die heeft de levering al gedaan. Debet de verzamelrekening van de klant, credit de omzetrekening, plus de verschuldigde btw. Een verkoopfactuur zonder levering doet beide in één journaalpost: kostprijs verkopen en voorraad, en klant en omzet.
• Goederenontvangst (Goods receipt PO): debet voorraad, credit de tussenrekening ontvangsten (allocation account), voor aantal maal de prijs op het document. De tussenrekening staat in voor de leverancier tot de factuur er is; het saldo is de waarde van openstaande ontvangsten en goederenretouren. Vracht op de ontvangst gaat naar de tussenrekening kosten (expense clearing account).
• Inkoopfactuur (A/P invoice) op basis van een goederenontvangst: debet de tussenrekening ontvangsten, credit de verzamelrekening van de leverancier, plus de voorbelasting. De tussenrekening is weer leeg. Wijkt de prijs op de factuur af van de ontvangst, dan herwaardeert een artikel met voortschrijdend gemiddelde zijn voorraad en kostprijs; is die voorraad al weg, dan gaat het verschil naar de prijsverschillenrekening. Bij artikelen met een standaardprijs gaan verschillen met de standaard naar de verschillen- of prijsverschillenrekening. Een inkoopfactuur zonder ontvangst boekt de voorraad direct tegen de leverancier.

Twee instellingen veranderen dit beeld. Met Use Purchase Accounts Posting System (niet voor de VS en Canada) krijgen journaalposten extra regels voor de inkooprekeningen. En artikelen in een dropshipmagazijn boeken helemaal geen voorraadwaarde.

Geavanceerde grootboekrekeningbepaling.

Het standaardmodel kent één bron per artikel. Heb je meer nodig, zoals een andere omzetrekening per land of per klantengroep, dan is er de geavanceerde grootboekrekeningbepaling. Je zet die aan met Enable Advanced G/L Account Determination op het tabblad Basic Initialization van Administration > System Initialization > Company Details. B1 biedt dan aan om je huidige toewijzingen om te zetten in regels (er mag maar één gebruiker ingelogd zijn), om die regels eerst te bekijken, of alleen de functionaliteit toe te voegen en de regels aan jou te laten.

• Criteria: in het venster Determination Criteria zet je aan waar de regels naar mogen kijken, zoals artikelcode, artikelgroep, magazijn, code, groep of type van de zakenpartner, land of staat van het afleveradres, fiscaal nummer, btw-code en maximaal vijf door de gebruiker gedefinieerde velden. Hun volgorde is hun prioriteit.
• Regels: in het venster Advanced G/L Account Determination Rules (de knop Advanced in G/L Account Determination) koppelt elke regel waarden van criteria aan rekeningen: de voorraadrekeningen plus de omzetrekeningen van het tabblad Sales en de kostenrekeningen van het tabblad Purchasing. Regels gelden per boekingsperiode en kunnen een datumbereik hebben.
• Terugval: past geen enkele regel, dan boekt B1 op de rekening van het tabblad in G/L Account Determination. Een regel met zakenpartnergroep past nooit op een goods receipt, want daar zit geen zakenpartner op.
• Wat verdwijnt: de tabbladen Accounting van magazijnen en artikelgroepen en de rekeningkolommen bij het artikel. Set G/L Accounts By heet dan Set Inv. Method By en bepaalt de rekeningen niet meer.

Je kunt het altijd weer uitzetten, maar dan valt B1 terug op de standaard van een nieuw bedrijf: aanpassingen van vóór het aanzetten komen niet terug. Beslis vóór de livegang en houd het eenvoudig. SAP raadt aan het Advanced Rule Type van artikelen op General te laten en in plaats daarvan de criteria magazijn en artikelgroep in de regels te gebruiken.

Veelvoorkomende fouten en hoe je ze opspoort.

• Het document wil niet toevoegen. Een ontbrekende rekening stopt de boeking met een foutmelding. Lees welk soort rekening bedoeld is: You cannot add document; tax account is missing wijst bijvoorbeeld naar de btw-rekening in Administration > Setup > Financials > Tax > Tax Groups, niet naar G/L Account Determination. Gaat het om een artikelrekening, kijk dan naar Set G/L Accounts By op het artikel en daarna naar dat magazijn, die artikelgroep of dat artikel.
• De boeking staat op de verkeerde rekening. Gebruik de journaalpostvoorvertoning in de werkbalk voordat je het document toevoegt. Achteraf open je de journaalpost (Financials > Journal Entry, of via het document) en werk je terug: welk artikel, welk magazijn, welke waarde van Set G/L Accounts By, welke rekening in die bron.
• De correctie werkt niet voor bestaande artikelen. De standaard in General Settings en de rekeningen op het tabblad Inventory gelden alleen voor nieuwe artikelen, magazijnen en artikelgroepen. Bestaande records houden wat ze hebben tot je ze zelf wijzigt.
• De voorraadrekeningen sluiten niet aan op het Inventory Audit Report. De voorraadwaarde is het saldo van de voorraadrekeningen plus de rekeningen voor verkoopretouren. Een handmatige journaalpost op een voorraadrekening verbreekt die aansluiting, en het tabblad Inventory waarschuwt zelf dat het wijzigen van rekeningtoewijzingen tot foute voorraadboekingen kan leiden.
• De tussenrekening ontvangsten houdt een saldo. Dat saldo zijn openstaande goederenontvangsten en goederenretouren. Zoek de ontvangsten zonder factuur; komt er voor een ontvangst nooit een factuur, dan boekt het sluiten ervan tegen de goederenvereffeningsrekening (goods clearing account).
• Revenue account linked to item does not match tax status. Het magazijn van het artikel wijst naar een omzetrekening waarvan de instelling Tax Exempt niet past bij het verkoopdocument. Controleer die rekening in het rekeningschema, of de omzetrekening op het magazijn.

Voordat je begint: een checklist.

• Beslis over permanente voorraadwaardering en Manage Item Cost per Warehouse vóór de eerste voorraadboeking; daarna liggen beide vast.
• Kies één Set G/L Accounts By voor het bedrijf en leg vast welke artikelen bewust afwijken.
• Vul het tabblad Inventory volledig voordat je magazijnen en artikelgroepen aanmaakt, zodat die de juiste standaard overnemen.
• Beslis over de geavanceerde grootboekrekeningbepaling vóór de livegang, niet erna.
• Boek een levering, een goederenontvangst en beide facturen in een testbedrijf en vergelijk elke journaalpost met wat de financiële afdeling verwacht.
• Geef de tussenrekening ontvangsten, de prijsverschillenrekening en de verschillenrekening een eigenaar bij financiën die elke maand naar het saldo kijkt, en houd handmatige journaalposten weg van de voorraadrekeningen.

Waarom het telt voor C_TB120.

C_TB120, het certificeringsexamen van SAP voor SAP Business One, gaat over implementatie, financiën en logistiek, en grootboekrekeningbepaling zit precies waar die drie samenkomen. Het examen stelt scenariovragen, en dit onderwerp leent zich daar goed voor: een goederenontvangst die op een onverwachte voorraadrekening boekt, een omzetrekening die per artikel verschilt, een tussenrekening die niet leegloopt. Die beantwoord je door de keten te kennen: document, artikel, Set G/L Accounts By, bron, rekening. Kijk de actuele onderwerpenlijst na op de certificeringspagina van SAP; die kan per examenversie veranderen.

Hoe KoonLearn het aanpakt.

KoonLearn, onze trainingssimulatie voor SAP Business One, behandelt rekeningbepaling in het partnerpad, voor consultants en verkopers die zich voorbereiden op C_TB120. In hoofdstuk 01 Company setup vul je de tabbladen Sales, Inventory en General van G/L Account Determination en de voorraadstandaard in General Settings, en zoek je uit waarom een nieuw artikel op de verkeerde voorraadrekening boekt. Die instellingen veranderen echt de boekingen van de eigen boekhoudengine van de simulatie, en de journaalpostvoorvertoning laat zien welke rekeningen een document raakt voordat je het toevoegt. De geavanceerde grootboekrekeningbepaling komt aan bod in vragen in examenstijl, niet als venster dat je inricht.

Hoofdstuk 03 Purchasing, inclusief het partnerdeel met het tabblad Purchasing en een leverancier op een eigen verzamelrekening, is gratis zonder account: begin op learn.koonsystems.com. KoonLearn is examenvoorbereiding voor C_TB120; het vervangt de officiële SAP-training en het examen zelf niet, en het is niet gelieerd aan SAP SE.

Bronnen: de helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (G/L Account Determination en de tabbladen, Warehouses - Setup, Item Master Data, Company Details, systeemmeldingen); de SAP-gidsen How to Set Up a Perpetual Inventory System en How to Set Up Advanced G/L Account Determination; het hoofdstukoverzicht van KoonLearn. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.