Documentstroom in SAP Business One: basis- en doeldocumenten, Copy From en Copy To, wat elk document boekt, en wanneer je afsluit of annuleert

Basisdocumenten en doeldocumenten.

Maak je een document op basis van een bestaand document, dan is het bestaande het basisdocument en het nieuwe het doeldocument. B1 neemt de zakenpartner, artikelen, hoeveelheden, prijzen en de rest over, en bewaart de koppeling per regel. Vanuit een regel spring je heen en terug met Go To → Base Document en Go To → Target Document in de menubalk.

Kopiëren kan op twee manieren. In het doeldocument kies je de zakenpartner, dan Copy From en het soort document dat je wilt overnemen; B1 toont de openstaande documenten van die zakenpartner. In het basisdocument kies je Copy To en het soort doeldocument. Wil je regels, hoeveelheden of vracht kiezen in plaats van alles over te nemen, dan opent de Draw Document Wizard. Niet elk soort document kan naar elk ander: de lijst onder Copy From toont alleen de toegestane soorten, en alleen documenten die nog openstaan.

De verkoopketen.

• Sales Quotation (verkoopofferte): een aanbod aan een klant of lead. Boekt niets.
• Sales Order (verkooporder): de toezegging van de klant. Verhoogt de gereserveerde hoeveelheid en verlaagt zo de beschikbare; geen journaalpost.
• Delivery (levering): de goederen verlaten het magazijn. Verlaagt de voorraad en de gereserveerde hoeveelheid; bij perpetual inventory boekt hij ook de kostprijs.
• A/R Invoice (verkoopfactuur): het betalingsverzoek en de omzet. Altijd een journaalpost. Op basis van een levering laat hij de voorraad met rust; zonder levering geeft hij de goederen ook uit. De factuur is het enige verplichte document in de verkoopketen.
• Return (retour): de correctie van een levering die nog niet is gefactureerd. Zet de goederen terug op voorraad. Een Return Request kan eraan voorafgaan als retouren vooraf worden afgesproken.
• A/R Credit Memo (creditnota): de correctie van een factuur, in hoeveelheid en bedrag. Op basis van een retour corrigeert hij alleen de bedragen, omdat de retour de voorraad al heeft geregeld.
• Aanbetalingen: een A/R Down Payment Request boekt niets tot hij betaald is; een A/R Down Payment Invoice boekt in de financiële administratie maar niet in de voorraad. Beide worden in de uiteindelijke verkoopfactuur verrekend.

De inkoopketen.

• Purchase Request (inkoopaanvraag): een interne aanvraag van een collega voor goederen of diensten. Boekt niets.
• Purchase Quotation (inkoopofferte): een prijsaanvraag aan een of meer leveranciers, om aanbiedingen te vergelijken. Boekt niets.
• Purchase Order (inkooporder): de bestelling bij de leverancier. Verhoogt de bestelde hoeveelheid en daarmee de beschikbare; geen journaalpost.
• Goods Receipt PO (ontvangst): de goederen komen binnen. Verhoogt de voorraad; bij perpetual inventory boekt hij de voorraadwaarde.
• A/P Invoice (inkoopfactuur): de factuur van de leverancier. Altijd een journaalpost: de schuld, btw en vracht. Zonder goods receipt PO ontvangt hij ook de goederen. Net als bij verkoop is dit het enige verplichte document.
• Goods Return (retour aan leverancier): stuurt goederen uit een goods receipt PO terug voordat ze gefactureerd zijn. Verlaagt de voorraad.
• A/P Credit Memo (inkoopcreditnota): de correctie van een inkoopfactuur, in hoeveelheid en bedrag. Aanbetalingen werken aan de inkoopkant op dezelfde manier als bij verkoop.

Wat elk document boekt.

Bij perpetual inventory, de gebruikelijke inrichting, boeken de logistieke documenten de voorraadwaarde en de facturen het geld. Grofweg, bij waardering tegen voortschrijdend gemiddelde:

• Delivery: debet kostprijs omzet, credit voorraad, tegen de kostprijs van het artikel, niet tegen de verkoopprijs.
• A/R Invoice op basis van een levering: debet de klant, credit omzet en af te dragen btw. Een verkoopfactuur zonder levering boekt beide in één post.
• Return op basis van een levering: de kostprijsboeking van de levering omgekeerd, tegen de kostprijs uit die levering.
• A/R Credit Memo op basis van een factuur: omzet, btw en klant omgekeerd, en de goederen terug op voorraad tegen de kostprijs uit de factuur. Op basis van een retour: alleen het financiële deel.
• Goods Receipt PO: debet voorraad, credit de allocation account (tussenrekening), tegen de prijs in het document. Die tussenrekening staat in voor de leverancier tot de factuur komt; het saldo is de waarde van ontvangen maar nog niet gefactureerde goederen.
• A/P Invoice op basis van een goods receipt PO: debet de tussenrekening, credit de leverancier, plus voorbelasting. Wijkt de factuurprijs af van de ontvangst, dan gaat het verschil naar de voorraad en verandert de kostprijs. Zonder ontvangst: debet voorraad, credit de leverancier.
• Goods Return op basis van een goods receipt PO: de boeking van de ontvangst, omgekeerd.

Offertes, orders en aanvragen boeken nooit. Zonder perpetual inventory veranderen leveringen en ontvangsten alleen hoeveelheden, niet het grootboek. Welke rekeningen worden gebruikt, volgt uit de G/L account determination; zie G/L account determination in SAP Business One.

Afsluiten of annuleren.

Een document blijft openstaan tot alles naar een doeldocument is gekopieerd. Is de rest nooit meer nodig, dan sluit of annuleer je het via Data in de menubalk. Dat is niet hetzelfde.

• Afsluiten (Data → Close). Het document krijgt status Closed: het openstaande restant verdwijnt en het is niet meer te kopiëren of te wijzigen, maar blijft zichtbaar. Afsluiten corrigeert de voorraad niet: een afgesloten levering haalt de goederen niet terug, een afgesloten goods receipt PO haalt ze niet weg. Bij perpetual inventory maakt het afsluiten van een goods receipt PO een vereffeningsboeking, waarvoor B1 om een boekingsdatum vraagt. Gebruik Close voor een order waarvan de rest nooit komt.
• Annuleren van offertes, orders, aanvragen en aanbetalingsverzoeken. Dat zet alleen de status op Cancelled. Een inkooporder die al (deels) is gekopieerd, kun je niet annuleren; die sluit je af.
• Annuleren van leveringen, retouren, goods receipt PO's, goods returns, facturen en creditnota's. B1 maakt een annuleringsdocument dat voorraad, boekhouding en btw terugdraait, beide documenten definitief sluit en de basisdocumenten heropent zodat ze opnieuw te kopiëren zijn. Dat kan alleen binnen het aantal dagen dat in Document Settings is ingesteld, en niet voor landed costs of aanbetalingsfacturen.
• Verwijderen kan niet bij leveringen en facturen, en hun boekhoudkundige gegevens zijn na het toevoegen niet meer te wijzigen. De correctie is altijd een nieuw document.

Deelkopieën, openstaande hoeveelheden en de Relationship Map.

Een kopie hoeft niet volledig te zijn. Kopieer drie van de tien bestelde stuks naar een levering en de order blijft openstaan voor zeven; de volgende Copy From biedt die zeven aan. Pas als alles is overgenomen, sluit het basisdocument zichzelf. Een verkoopofferte is de uitzondering: die kan na afsluiten opnieuw worden gekopieerd als Allow Copying Closed Quotations to Target Doc. in Document Settings aanstaat.

In een overgenomen levering of factuur kun je een gekopieerde hoeveelheid verlagen maar niet verhogen; voor meer voeg je een nieuwe regel toe. Wat nog openstaat zie je in de Open Items List onder Sales – A/R → Sales Reports of Purchasing – A/P → Purchasing Reports; van daaruit kun je documenten ook afsluiten.

De Relationship Map toont de hele keten in één keer. Klik met de rechtermuisknop in een bestaand document en kies Relationship Map: je ziet de basis- en doeldocumenten en de journaalposten die eraan hangen, zodat je de ontbrekende stap vindt zonder tien vensters te openen.

Veelgemaakte fouten.

• Een factuur zonder verwijzing naar een bestaande levering. De goederen gaan twee keer van de voorraad af. Kopieer de factuur altijd uit de levering.
• Een creditnota waar een retour hoort, of andersom. Een retour corrigeert een levering die nog niet is gefactureerd; is er een factuur, dan is de correctie een A/R credit memo. Bij inkoop geldt hetzelfde voor goods return en A/P credit memo.
• Een goods receipt PO afsluiten voor goederen die terug zijn gegaan. De voorraad blijft staan. Gebruik een goods return.
• Orders die eeuwig openstaan. Het restant van een deellevering dat nooit komt, blijft meetellen als gereserveerd of besteld, en de beschikbare voorraad klopt niet. Sluit ze af.
• Een document opnieuw intypen in plaats van kopiëren. De koppeling gaat verloren, het basisdocument blijft openstaan, en de Relationship Map toont niet meer wat bij elkaar hoort.
• Een lege lijst onder Copy From. Het basisdocument is al gesloten, hoort bij een andere zakenpartner, of is van een soort dat niet naar dit document kan.

Hoe KoonLearn het aanpakt.

KoonLearn, onze trainingssimulatie voor SAP Business One, is rond deze keten gebouwd. De client, voor training nagebouwd op SAP Business One 10.0 FP 2608, heeft Copy From en Copy To: je kiest regels en hoeveelheden, met het openstaande restant als voorstel, en een basisdocument sluit zodra alles is overgenomen. Een eigen boekhoudmotor boekt echt, en de journal entry preview laat zien wat een document gaat boeken voordat je het toevoegt.

In het spoor voor eindgebruikers en key users loopt hoofdstuk 03 van inkooporder via goods receipt PO en inkoopfactuur naar betaling, met goods return en A/P credit memo; hoofdstuk 04 van offerte via order, levering en verkoopfactuur naar inkomende betaling, met retour en A/R credit memo. Scenario- en foutzoekopdrachten vragen waarom een levering tegen kostprijs boekt en niet tegen verkoopprijs, of waarom een goods receipt PO ontbreekt in de lijst onder Copy From. Het partnerspoor voegt vracht en landed costs toe, de rekeningbepaling achter inkoop, foutzoeken zoals een deels ontvangen inkooporder die afgesloten moet worden, en examentraining in de stijl van C_TB120. Hoofdstuk 03 Inkoop is gratis, zonder account, voor beide sporen: begin het gratis hoofdstuk op learn.koonsystems.com. KoonLearn is examenvoorbereiding en oefening, en het is niet verbonden aan SAP SE.

Bronnen: de helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (verkoop- en inkoopproces, Draw Document Wizard, documenten afsluiten en annuleren, Relationship Map, aanbetalingen, Open Items List); SAP's How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory System in SAP Business One 10.0; het hoofdstukkenoverzicht van KoonLearn. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.