KoonSystemsKoonSystems
NL
ENNLDEESFR

KOONHRM · KOONSYSTEMS HRM · STANDALONE & FOR SAP B1

In ontwikkeling

KoonHRM.
Eenvoudig personeelsbeheer voor het MKB, met SAP Business One ingebouwd.

KoonHRM (KoonSystems HRM) is een eenvoudig personeelssysteem voor bedrijven met 10 tot 250 medewerkers: dossier, contracten, functiehuis en organogram, verlof, verzuim, gesprekken, documenten, checklists en self-service, met de Nederlandse regels als standaardinstelling. Het werkt op zichzelf, en met de SAP Business One-koppeling aan staan de medewerker en zijn afwezigheid ook in B1. In ontwikkeling: de functies zijn gebouwd, de pilot bij een eerste bedrijf is de volgende stap.

Hou me op de hoogteWat het doet

The KoonHRM start page for HR: to do, leave balance, report sick, leave requests to approve, who is absent today, and signals
De startpagina voor HR: taken, verlofaanvragen, wie vandaag afwezig is en signalen. Beelden uit de ontwikkelversie met voorbeeldgegevens; de app is er in het Engels en Nederlands.

01 / HET PROBLEEM

Wat personeelszaken bij een klein bedrijf miste.

Een bedrijf met dertig of vijftig mensen heeft een officemanager of iemand van de financiën die er HR bij doet. Contracten liggen in een la, verlofsaldi staan in een spreadsheet, ziekmeldingen in de mail, en de Poortwachter-termijnen in iemands hoofd. Het salarispakket heeft de salarissen; de rest heeft niemand.

De HR-pakketten lossen dat op voor €5 tot €10 per medewerker per maand, met een minimum, een implementatietraject en een cloud waar je meest vertrouwelijke gegevens staan. En geen van de Nederlandse praat met SAP Business One, dat wel een werknemersstambestand heeft, maar geen verlofsaldi, geen verzuimdossier en geen self-service.

KoonHRM is het kleine alternatief: één systeem voor de mens, op je eigen server, met de Nederlandse regels al ingesteld. Gebruik het op zichzelf, of zet de SAP Business One-koppeling aan: dan staan de medewerker, zijn functie en zijn afwezigheid zonder overtikken in B1.

02 / WAT KOONHRM DOET

Alles wat HR bij een klein bedrijf nodig heeft. Niet meer.

Eén scherm per taak, de Nederlandse arbeidswetgeving als standaardinstelling, en al het andere een instelling in plaats van maatwerk. Dit zit in versie 1.

  • PersoneelsdossierPersoonsgegevens, contact, noodcontact, ID-controle met vervaldatum, status en een tijdlijn per medewerker: in dienst, contracten, functiewijzigingen, verzuim, gesprekken. Zoeken en filteren op afdeling, functie, vestiging en status.
  • ContractenContracthistorie met soort, data, proeftijd, uren, functie met schaal en trede, afdeling, leidinggevende en kostenplaats. Ketenregeling, proeftijdmaxima en aanzegtermijn zijn waarschuwingen, geen blokkades; HR beslist.
  • Functiehuis en organogramFunctiefamilies, functies, salarisschalen en optioneel de formatie. Het organogram volgt wie aan wie rapporteert: zoomen, zoeken, inklappen, en dezelfde boom als smoelenboek voor iedereen.
  • VerlofWettelijk en bovenwettelijk verlof in aparte potjes met een eigen vervaldatum (1 juli, vijf jaar), opbouw naar contracturen, aanvragen in dagen, halve dagen of uren, goedkeuren door de leidinggevende, een teamkalender met feestdagen, en een melding vóór verlof vervalt.
  • Verzuim en PoortwachterZiek- en betermelding, gedeeltelijk werken, de Poortwachter-tijdlijn met elke termijn van week 1 tot week 104, samentelling bij hervallen binnen vier weken, verzuimpercentage per afdeling. Nooit een reden van ziekte als veld; notities alleen voor HR.
  • Gesprekken en cycliProeftijd-, voortgangs-, functionerings-, beoordelings-, ontwikkel-, lichte 360-, re-integratie- en exitgesprekken, elk met een standaardformulier dat HR kan aanpassen. Een cyclusmotor plant ze; doelen lopen door naar het volgende gesprek; het verslag gaat in het dossier.
  • DocumentenEen map per medewerker met per documentsoort een bewaartermijn en een opschoonlijst die HR bevestigt. Sjablonen met samenvoegvelden worden PDF's; de medewerker accordeert in self-service met naam, datum en tijd.
  • Checklists en signalenIn dienst, uit dienst, verlenging en functiewijziging als takenlijsten per rol met deadlines: laptop, B1-gebruiker, ID-controle, pensioen, toegang intrekken. Een dagelijkse job stuurt signalen: contract loopt af, proeftijd loopt af, ID verloopt, verlof vervalt, Poortwachter-stap.
  • Rapporten en salarisexportBezetting en FTE, in- en uitstroom, verlofsaldi, verzuim, aflopende contracten, gevoerde gesprekken: als lijst op het scherm en als Excel of CSV. De mutatie-export brengt in- en uitdienst, contract- en salariswijzigingen, verlof en verzuim naar je salarispakket. KoonHRM doet nooit zelf salaris.
  • AVG ingebouwdVaste rollen, een logboek van wie wat zag, bewaartermijnen, een inzage-export per medewerker als PDF, versleuteld BSN en bankrekening, en een verwerkingsregister-tekst als standaarddocument.
MedewerkersDe lijst met zoeken en filters; een klik opent het dossier.
The employee list in KoonHRM: search, filters for department, location and status, and a table with job title, department, manager and status
TeamkalenderVerlof, verlof in afwachting, ziek, weekenden en feestdagen, per maand.
The team calendar in KoonHRM: a row per employee, a column per day of the month, with leave, leave waiting for approval, sick leave, weekends and public holidays
Poortwachter-tijdlijnLopende gevallen met de volgende stap, en elke termijn per geval: gedaan, nu, gepland.
Absence in KoonHRM: open cases with week, working percentage and next step, and the Gatekeeper timeline of one case with steps done, due and planned
OrganogramOpgebouwd uit wie aan wie rapporteert; zoomen, zoeken en teams inklappen.
The organisation chart in KoonHRM: cards with initials, name and job title, connected from the director down to the teams

03 / VOOR IEDEREEN IN HET BEDRIJF

Self-service op de telefoon, voor de medewerker en de leidinggevende.

  • Alleen wat van jou isEen medewerker ziet zijn eigen gegevens, verlof, documenten en gesprekken, en het smoelenboek. Niets van een ander. Een leidinggevende ziet het directe team: aanvragen om goed te keuren, wie afwezig is, gesprekken om te voeren.
  • Verlof in drie tikkenSoort, data, hele of halve dag, en de duur en het resterende saldo meteen erbij. Boven het saldo een waarschuwing, geen blokkade. De leidinggevende keurt goed vanaf de startpagina.
  • Zelf ziek meldenDe medewerker meldt zich ziek en beter in de app (instelbaar); HR en de leidinggevende zien het meteen en de Poortwachter-klok loopt. Er wordt nooit een reden gevraagd.
  • Wie keek in mijn dossierElke inzage in persoonlijke, financiële of gevoelige gegevens staat in het logboek, en de medewerker ziet wie keek en wanneer. Dat houdt iedereen scherp, en het is wat de AVG vraagt.
StartVerlofsaldo, komend verlof, taken.
The KoonHRM start page on a phone for an employee: to do, leave balance and upcoming leave, report sick, and reviews, with a tab bar at the bottom
Mijn verlofSaldo per potje met vervaldatum, en de aanvragen.
My leave in KoonHRM on a phone: the balance per bucket with expiry date and the list of requests
Verlof aanvragenSoort, data, dagdeel; duur en saldo worden berekend.
Requesting leave in KoonHRM on a phone: leave type, from and to date, part of day, note, and the calculated duration and remaining balance
Mijn gegevensWerkgegevens alleen-lezen; adres en privételefoon wijzigt de medewerker zelf.
My details in KoonHRM on a phone: work details read-only and a form for address and private phone
Mijn dossierDocumenten om te accorderen, en wie het dossier bekeek.
My file in KoonHRM on a phone: the passport photo, the documents to agree to, and who viewed the file
Collega'sHet smoelenboek: naam, functie, afdeling, telefoon.
Colleagues in KoonHRM on a phone: a searchable list with initials, name, job title, department and phone number

04 / ZELFSTANDIG EN MET SAP BUSINESS ONE

KoonHRM voor de mens, B1 voor de organisatie en het geld.

Zonder SAP is KoonHRM een compleet personeelssysteem op zichzelf. Met de koppeling aan is dit wat waar komt.

  • De werknemerskaart gaat naar B1Naam, functie, afdeling, leidinggevende, kostenplaats, vestiging, datum in en uit dienst, zakelijk e-mail en telefoon: KoonHRM schrijft ze naar het werknemersstambestand in B1 en houdt ze bij. Zet iemand in dienst in KoonHRM en de B1-werknemer bestaat.
  • Afwezigheid gaat naar B1Goedgekeurd verlof en ziekte (als 'afwezig', zonder reden) komen op de afwezigheid van de werknemer in B1. KoonFSM plant er omheen; het afwezigheidsrapport van B1 klopt.
  • De organisatie komt uit B1Afdelingen, kostenplaatsen en vestigingen worden uit B1 gelezen en zijn in KoonHRM alleen-lezen. Eén waarheid, op de plek waar de financiën hem al bijhouden.
  • Wat nooit naar B1 gaatSalaris, BSN, bankrekening, privéadres, documenten en het verzuimdossier blijven in KoonHRM. B1 wordt door meer mensen gebruikt dan HR.
  • Via de Service Layer, in een wachtrijElke wijziging naar B1 is een opdracht in een wachtrij met een eigen sleutel: niets wordt dubbel geboekt, en een mislukte opdracht toont zijn fout in Beheer met een knop Opnieuw. Eén technische SAP-gebruiker, geen SQL op de SAP-database, geen add-on in de B1-client.
Administration, SAP link in KoonHRM: the connection, the user-defined fields on the employee, and the rights of the technical user per link
Beheer → SAP-koppeling: verbinding, de eigen velden op de werknemer, de rechten van de technische gebruiker per koppeling, en daaronder de wachtrij.

05 / PRIVACY VOOROP

Wie het niet nodig heeft, ziet het niet.

Personeelsgegevens zijn de meest vertrouwelijke gegevens die een bedrijf heeft. KoonHRM is daaromheen ontworpen, niet achteraf dichtgetimmerd.

Vijf vaste rollen

Medewerker (zichzelf), leidinggevende (het directe team), HR (alles), beheerder (de techniek, geen dossiers) en directie (alleen totalen). De regels zitten in de code en worden getest; niemand hoeft een rechtenmatrix te bouwen, want die gaat altijd fout.

Afgedwongen op de server

Elk verzoek wordt getoetst aan rol en bereik; wat erbuiten valt bestaat niet, zelfs geen melding 'geen toegang'. Elke rol krijgt zijn eigen weergave van een medewerker: velden buiten zijn klasse worden helemaal niet verstuurd.

Versleuteld waar het telt

BSN, ID-nummer en bankrekening per kolom versleuteld; documenten per bestand, met het id als bestandsnaam. Een gekopieerde database of back-up is zonder de sleutel op de server waardeloos.

Inloggen in twee stappen

Verplicht voor HR, beheerder en directie, met een authenticator-app; optioneel voor de rest. Sessies verlopen, en elke inlog staat in het logboek.

Nooit de reden van ziekte

Daar is nergens een veld voor. Verzuimnotities zijn alleen voor HR; de leidinggevende ziet de melding, het percentage en de Poortwachter-taken.

Niets de deur uit

KoonHRM draait op een server in jouw netwerk, zoals KoonScan. Geen cloud, geen verwerkersovereenkomst, niets naar KoonSystems. E-mail bevat alleen een melding met een link, nooit gegevens.

06 / WAT JE NODIG HEBT

Past het bij jouw bedrijf?

Nodig

  • Een Windows-server of pc die aan blijft, in je netwerk. Het installatieprogramma brengt zijn eigen gratis SQL Server Express mee als die ontbreekt, en regelt de service, het certificaat en de eerste gebruikers via een wizard. Geen partner nodig.
  • Iemand die HR doet: een officemanager, iemand van de financiën of een HR-medewerker. Een Nederlands bedrijf; de Nederlandse wet is de standaard en alles is een instelling.
  • Een browser op pc en telefoon voor iedereen; KoonHRM is een webapp die je op het beginscherm zet. Geen app store.
  • Voor de SAP-koppeling: SAP Business One 10.0 op SQL Server of SAP HANA met de Service Layer aan, en één SAP-gebruiker voor KoonHRM. Welke SAP-licenties je medewerkers daarnaast nodig hebben, stem je af met je B1-partner: SAP licentieert per named user, ook bij indirecte toegang via een add-on. Zonder SAP: niets van dit alles.

Niet

  • Geen salarisverwerking, ooit: geen bruto-netto, geen loonaangifte, geen loonstroken. KoonHRM exporteert de mutaties naar je salarispakket; later praat het rechtstreeks met Nmbrs, Loket, AFAS en Employes.
  • Geen urenregistratie, roosters of klokken, geen werving, geen opleidingsplatform. Dat zijn andere producten; KoonHRM koppelt ermee waar het zin heeft.
  • Geen gekwalificeerde elektronische handtekening: een eenvoudig akkoord met naam, datum en tijd. Geen hosting door KoonSystems: het draait bij jou.
  • België later, andere landen niet.

Scannen in het magazijn of een buitendienst plannen? Dat zijn KoonScan en KoonFSM, onze add-ons voor SAP Business One; KoonHRM maakt de medewerker aan die ze delen. En voor je verkopers: KoonCRM, ons lichte CRM op de klanten, kansen en offertes die al in B1 staan. Eindgebruikers opleiden, of consultants en sales bij een partner? Daarvoor is er KoonLearn, met examentraining voor het certificaat.

07 / STATUS

Waar het staat.

Gebouwd en getest tegen een nagebouwde SAP: dossier, contracten, functiehuis en organogram, verlof met de teamkalender, verzuim met de Poortwachter-tijdlijn, gesprekken en cycli, documenten, checklists, signalen, rapporten en de mutatie-export, declaraties, certificaten en bedrijfsmiddelen, de salarisjournaalpost naar B1, de SAP-koppeling met wachtrij, inloggen met tweestapsverificatie, passkeys en Microsoft Entra, de installatiewizard en de handleidingen. De wettelijke regels zijn getoetst aan de wettekst.

De volgende stap is de test op een echte SAP Business One en een pilot bij een eerste bedrijf. Daarna versie 1.0, met een prijs. De aanpak is dezelfde als bij KoonScan: één prijs per actieve medewerker per maand, alles inbegrepen, geen implementatiekosten, een gratis niveau voor dossier, functiehuis en organogram, en een proefperiode.

We zoeken een bedrijf met 10 tot 250 mensen, met of zonder SAP Business One, dat die pilot wil zijn: korte lijnen, en invloed op wat er eerst komt.

08 / VRAGEN

Vragen over KoonHRM en personeelszaken naast SAP Business One.

Werkt KoonHRM zonder SAP Business One?

Ja. KoonHRM heeft een eigen database en is op zichzelf een compleet personeelssysteem. De SAP-koppeling is een schakelaar per bedrijf; zonder koppeling staan afdelingen, kostenplaatsen en vestigingen in KoonHRM zelf. Zet je hem later aan, dan koppelt een koppelscherm medewerkers en afdelingen aan B1.

Wanneer kan ik het gebruiken?

Er is nog geen datum. Eerst de functies fase voor fase, dan een pilot bij een eerste bedrijf, daarna een eerste versie. Laat je adres achter en je krijgt één mail als er iets te proberen is.

Wat gaat het kosten?

Dat staat nog niet vast. De aanpak is dezelfde als bij KoonScan: één prijs per actieve medewerker per maand, alle functies en de SAP-koppeling inbegrepen, zelf installeren, geen implementatiekosten. Dossier, functiehuis en organogram blijven gratis, ook na afloop van een abonnement, zodat je dossier altijd leesbaar blijft. De precieze prijs volgt na de pilot.

Doet KoonHRM de salarisverwerking?

Nee, nooit. Salarisverwerking verandert elk jaar en hoort bij de salarispakketten. KoonHRM exporteert de mutaties (in- en uitdienst, contract- en salariswijzigingen, verlof, verzuim) naar je pakket, en praat later rechtstreeks met Nmbrs, Loket, AFAS en Employes. De salarisjournaalpost kan terug naar SAP Business One.

Wat gaat naar SAP Business One, en wat niet?

Naar B1: de werknemerskaart (naam, functie, afdeling, leidinggevende, kostenplaats, vestiging, data, zakelijke contactgegevens) en afwezigheid (goedgekeurd verlof, en ziekte als 'afwezig' zonder reden). Uit B1: afdelingen, kostenplaatsen en vestigingen. Nooit naar B1: salaris, BSN, bankrekening, privéadres, documenten en het verzuimdossier. Wat het werknemersstambestand van B1 zelf wel en niet kan: onze gids.

Wie ziet wat?

Een medewerker ziet alleen zichzelf. Een leidinggevende ziet het directe team: contractbasis, verlof, ziek ja of nee, gesprekken, noodcontact en verjaardag; geen salaris en nooit verzuimnotities (beide schakelaars, standaard uit). HR ziet alles. De beheerder richt de techniek in en ziet geen dossiers. De directie ziet alleen totalen. De regels worden op de server afgedwongen en getest.

Waar staan de gegevens?

Op een server in je eigen netwerk, in een database die van jou is, met gevoelige velden en documenten versleuteld. Er gaat niets naar een cloud of naar KoonSystems; jij blijft verwerkingsverantwoordelijke en hebt geen verwerkersovereenkomst met ons nodig. Een gehoste versie kan later volgen voor bedrijven zonder server.

Hebben mijn medewerkers een SAP-licentie nodig?

KoonHRM zelf gebruikt één technische SAP-gebruiker voor de koppeling, zoals KoonScan; je medewerkers loggen in op KoonHRM, niet op B1. Welke SAP-licenties je medewerkers daarnaast nodig hebben, stem je af met je B1-partner: SAP licentieert per named user, ook bij indirecte toegang via een add-on. Achtergrond: onze gids over SAP B1-licenties. Zonder SAP-koppeling speelt de vraag niet.

09 / INTERESSE

Pilot worden, of eerst kijken.

Laat je adres achter en je krijgt één mail zodra er een versie te proberen is. Wil je eerder praten, of ons vertellen hoe personeelszaken bij jouw bedrijf nu gaan, met of zonder SAP Business One? Mail naar info@koonsystems.com; dat helpt bij het bouwen.