Picken en inpakken in SAP Business One: Pick and Pack, picklijsten en de levering

Wat Pick and Pack in B1 doet.

Pick and Pack staat onder Inventory → Pick and Pack. Het hoofdvenster heet de Pick and Pack Manager; in de huidige help van SAP Business One 10.0 heet het Pick Pack and Production Manager, omdat ook productieorders erdoorheen gaan. Het werkt op open verkooporders, A/R-reserveringsfacturen (A/R Reserve Invoice), productieorders en verzoeken tot voorraadoverboeking. Verkooporders voor een lead verschijnen niet.

Het venster heeft drie laden, die samen laten zien waar elke order staat:

• Open: orderregels die nog niet op een picklijst staan. De selectiecriteria bepalen welke magazijnen, datums en klanten je ziet; de sortering bepaalt wie de voorraad het eerst krijgt als er niet genoeg is.
• Released: picklijsten die gemaakt zijn maar nog niet gepickt.
• Picked: picklijsten die helemaal of deels gepickt zijn, maar nog niet geleverd.

Picken zelf verandert geen voorraad en boekt niets. Een picklijst is een werklijst met een status. De voorraad gaat pas omlaag, en de journaalpost wordt pas gemaakt, als de levering of de A/R-factuur wordt toegevoegd.

Van verkooporder naar levering, stap voor stap.

• De verkooporder wordt gewoon ingevoerd. Op het tabblad Logistics bepaalt Allow Partial Delivery of de order in delen mag vertrekken, en Pick and Pack Remarks neemt instructies mee naar de picklijst.
• Kies in de selectiecriteria Status Open, de magazijnen en een sortering (Sort by), bijvoorbeeld op leverdatum. Vink in de lade Open de regels aan, controleer het aantal bij To Release, en kies Release to Pick List.
• De picklijst verschijnt in de lade Released. Druk hem af, of open hem in het venster Pick List (Inventory → Pick and Pack → Pick List) en vul de picker in.
• De picker pickt en legt de aantallen vast in de kolom Picked: op papier en achteraf ingetypt, of direct op het scherm.
• Kies vanuit de picklijst of de lade Picked Create: Manual Delivery opent de leveringen zodat je ze kunt controleren, Automatic Delivery voegt ze meteen toe, Manual A/R Invoice factureert zonder levering.

B1 zet regels met dezelfde klant, hetzelfde afleveradres en dezelfde betalingsvoorwaarden op één levering. Een picklijst met drie klanten geeft dus drie leveringen. Je kunt ook vanuit de lade Open Create kiezen, maar dan wordt er helemaal geen picklijst gemaakt.

Picklijsten in detail.

Een picklijst heeft een status die B1 bijhoudt: Released, Partially Picked, Picked, Partially Delivered en Closed. Per regel toont hij Ordered, Released, Picked en Open to Pick. Pick All vult het gepickte aantal in voor elke regel, begrensd door wat beschikbaar is. Handig, maar het legt vast wat is vrijgegeven, niet wat iemand echt uit het schap heeft gepakt.

• Locaties. Met locaties wijst B1 locaties toe aan de picklijst, automatisch of met de hand. Bij het vrijgeven opent de Pick List Generation Wizard, die picklijsten kan splitsen per magazijn, subniveau of locatiekenmerk, zodat twee pickers elk een zone nemen.
• Batches en serienummers. Je kunt ze toewijzen bij het vrijgeven, wijzigen op de picklijst, of laten tot het moment van picken. Staat in Document Settings toe dat picklijsten een lege locatie hebben, dan blijven locatie, batch en serienummer leeg bij het maken en worden ze voor het picken ingevuld.
• Meerdere orders op één lijst. Een picklijst kan regels van veel orders en klanten bevatten. Dichter bij batchpicken komt B1 niet: één lijst, één ronde, en aan het eind een levering per klant.

Deelpicks.

Te weinig voorraad is normaal, en B1 regelt dat op twee plekken. Bij de zakenpartner staan op het tabblad Payment Terms Allow Partial Delivery of Sales Order en Allow Partial Delivery per Row, die de standaard voor nieuwe orders bepalen; op elke verkooporder beslist het vinkje Allow Partial Delivery. Met deellevering toegestaan geef je vrij wat er is, lever je wat gepickt is, en geef je de rest later vrij naar een nieuwe picklijst. Zonder deellevering moet de order compleet de deur uit.

De kolom Avail. to Release helpt: voorraad min wat al is vrijgegeven, gepickt of op het punt staat vrijgegeven te worden. Kies de sortering in de selectiecriteria zorgvuldig, want die bepaalt welke orders de schaarse voorraad krijgen.

Inpakken: pakketten op de levering.

Inpakken legt B1 vast op de levering, een A/R-factuur of een A/R-factuur met betaling, niet op de picklijst. Open het document en kies Go To → Packing Slip. In het venster Packing Slip maak je pakketten, kies je een pakketsoort, en zet je artikelen met hun aantallen van Available Items naar Package Contents. B1 berekent het gewicht uit de artikelstamgegevens als dat is ingevuld. Pakketsoorten richt je in onder Administration → Setup → Inventory → Package Types. De pakbonnen druk je af samen met de levering of los.

Wat B1 niet doet.

• Geen golfpicken. B1 kent geen golven: geen automatische groepering van orders op route, vervoerder of sluitingstijd, en geen stap van eerst picken en dan sorteren. Het dichtst erbij komt meerdere orders op één picklijst.
• Geen controle op wat gepickt is. In de kolom Picked staat wat iemand intypt. Op papier of scherm controleert niemand of het juiste artikel, de juiste batch of locatie is gepakt.
• Geen voorraadbeweging bij het picken. Gepickte goederen blijven in B1 op hun locatie tot de levering is toegevoegd. Zet je goederen klaar bij een dock, dan is dat een aparte voorraadoverboeking.
• Geen magazijntaken. Geen aanvultaken, geen prestaties per picker, geen inpakstation. Dat is het terrein van een WMS; zie de gids over scannen zonder WMS.

Voordat je begint.

• Bepaal per klant of deellevering mag, en zet dat bij de zakenpartner zodat nieuwe orders het overnemen.
• Kies een sortering die past bij hoe je magazijn echt werkt, zodat schaarse voorraad naar de juiste orders gaat.
• Met locaties: controleer de standaardlocaties en hoe locaties worden toegewezen, zodat picklijsten verwijzen naar waar de goederen echt liggen.
• Pakketsoorten met hun gewicht, en artikelgewichten in de artikelstamgegevens, als je gewichten op de pakbon wilt.
• Spreek af wie picklijsten vrijgeeft en wie de leveringen maakt, en hoe vaak. Een lijst die in de lade Picked blijft liggen, betekent goederen die uit het schap zijn maar in B1 nog op voorraad staan.
• Barcodes voor artikelen, dozen en locaties staan in B1, als je met scanners pickt.

Hoe KoonScan het doet.

KoonScan pickt de picklijsten die je in B1 vrijgeeft. De medewerker scant de picklijst of het nummer van de verkooporder en loopt de regels af op volgorde van locatiecode, met de toegewezen locatie als Pak van. Een artikel scannen telt er één bij. Voordat er iets geboekt wordt, controleert KoonScan het artikel, de locatie, de batch of het serienummer, de voorraad op de locatie en het vrijgegeven aantal.

Boeken doet via de Service Layer twee dingen: het werkt de picklijst in B1 bij met de gepickte aantallen, locaties, batches en serienummers, en maakt daarna één levering per klant, of een uitgifte voor productie bij een productieorder. Kom je tekort op een regel? KoonScan toont 3 van 5 en waarschuwt; de rest blijft open op de verkooporder en wordt later geleverd. Magazijnen met een uitgiftelocatie kunnen eerst klaarzetten en leveren als de vrachtwagen er is. Na het boeken verdeelt Inpakken de levering over pakketten met soort en gewicht, zet ze op de levering in B1 (Go To → Packing Slip) en print een etiket per pakket. Orders zonder picklijst lever je rechtstreeks vanaf de verkooporder.

De grenzen: geen golfpicken; regels op een picklijst voor A/R-reserveringsfacturen en verzoeken tot voorraadoverboeking worden getoond maar niet gepickt; en de levering bevat alleen wat in KoonScan gepickt is, dus aantallen die eerder in B1 op dezelfde lijst gepickt zijn, lever je vanuit B1. Meer op de pagina van KoonScan; voor het toewijzen van locaties, zie de gids over locaties.

Bronnen: helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (Pick and Pack, venster Pick Pack and Production Manager met de selectiecriteria en de laden Open, Released en Picked, venster Pick List, Picking Items for Shipment, Creating Delivery and A/R Invoice Documents with Pick and Pack, Bin Locations in Pick and Pack, Pick List Generation Wizard, Assigning Batches or Serials in Pick and Pack Process, Creating and Printing Packing Slips, Package Types - Setup, Sales Order: tabblad Logistics, Business Partner Master Data: tabblad Payment Terms); de Service Layer API-referentie van SAP Business One 10.0 (PickLists, DeliveryNotes). SAP en SAP Business One zijn merken van SAP SE.