Privacy, zonder poespas.

Deze site heeft geen contactformulier — alleen een gewone mailto-link. Als je mailt, komt dat bericht (met je e-mailadres en de inhoud) terecht in een persoonlijke inbox, uitsluitend om te kunnen reageren.

Die gegevens worden niet doorverkocht, niet gebruikt voor marketing en niet langer bewaard dan nodig is voor de correspondentie.

Deze site draait op webspace van Strato, in Nederland/de EU. Standaard serverlogs (zoals bij vrijwel elke webhost) kunnen kortstondig technische gegevens bevatten, zoals IP-adres en tijdstip van een verzoek — dit wordt niet actief door KoonSystems geanalyseerd of gebruikt. Dat geldt ook voor onze handleidingen op help.koonsystems.com: daar zetten we geen cookie en tellen we niets; licht/donker blijft in localStorage en zoeken gebeurt in je eigen browser.

Om te weten of iemand deze site überhaupt leest, telt elke paginaweergave één op bij een teller: per dag de pagina, de taal, en als je via een andere website kwam alleen de domeinnaam daarvan (bijvoorbeeld linkedin.com). Verder niets: geen IP-adres, geen cookie, geen gegevens over je browser of apparaat, en niets dat twee paginaweergaven aan elkaar of aan jou koppelt. De tellingen bestaan alleen als totalen, in dezelfde database bij Strato.

Omdat hiervoor niets op je apparaat wordt opgeslagen en er niets over jou bewaard wordt, is er geen toestemming voor nodig. Stuurt je browser een Do Not Track- of Global Privacy Control-signaal mee, dan wordt er helemaal niets geteld.

Op de homepage kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief. Je krijgt dan eerst een mail met een bevestigingslink; pas als je daarop klikt, sta je op de lijst. Klik je niet, dan wordt je adres binnen een week automatisch gewist.

We bewaren je e-mailadres, de taal waarin je je aanmeldde, vanaf welke pagina, en wanneer je je aanmeldde en bevestigde — dat laatste om te kunnen aantonen dat je zelf toestemming gaf. Je adres wordt alleen gebruikt om af en toe een update over KoonSystems te sturen: niet gedeeld, niet verkocht, en nooit getoond op de site.

Afmelden kan altijd, met de link onderaan elke nieuwsbrief of met een mailtje (zie hieronder). Afmelden wist je adres helemaal — er blijft niets van je bewaard.

Heeft je bedrijf KoonScan, KoonFSM, KoonHRM of KoonCRM met een licentie die automatisch verlengt, dan vraagt de server van je bedrijf twee keer per dag bij koonsystems.com of er een nieuwe licentiesleutel klaarstaat. Daarbij gaat alleen de code van de licentie mee (die staat in de sleutel zelf) en de naam en versie van de add-on. Er gaan geen scans, voorraadstanden, servicemeldingen, personeelsgegevens, klanten, verkoopkansen, namen van medewerkers of andere bedrijfsgegevens mee.

Per licentie bewaren we de sleutel zelf (zoals in het contract: de bedrijfsnaam, het SAP-bedrijf of bij KoonHRM zonder SAP de installatiecode, het aantal toestellen, monteurs, medewerkers of gebruikers, bij KoonCRM de e-mailadressen van de benoemde gebruikers, en de einddatum), wanneer de server voor het laatst keek, welke sleutel hij toen kreeg en met welke versie. Geen IP-adres. Zo zien we of de verlenging aankomt. Dit hoort bij het uitvoeren van de overeenkomst; alleen de beheerder kan het zien. De beheerder bij je bedrijf kan het automatisch verlengen uitzetten (KoonScan: Beheer → Licentie; KoonFSM: Adminportaal → Licentie; KoonHRM: Beheer → Licentie; KoonCRM: Beheer → Licentie); een nieuwe sleutel voer je dan zelf in.

KoonLearn, de trainingssimulatie voor SAP Business One, staat op een eigen adres: learn.koonsystems.com. Je logt daar apart in, met een eenmalige link per mail. Daarna houdt een eigen cookie van learn.koonsystems.com je daar ingelogd. Zonder in te loggen speel je hoofdstuk 03; je voortgang blijft dan alleen in je eigen browser (localStorage) en komt nooit bij ons.

Ben je ingelogd, dan bewaren we bij je account welke KoonLearn-onderdelen je mag spelen (je licentie, met de einddatum als die er is) en je voortgang in het spel: per opdracht de status en de punten, je toetsscores en badges, je examenpogingen. Dat is wat het spel zelf ook lokaal bewaart, zodat je op een andere computer verder kunt. Geen IP-adres, geen antwoorden in vrije tekst, geen tracking van wat je aanklikt. Dit hoort bij het uitvoeren van de overeenkomst; alleen de beheerder kan de licenties zien.

We bewaren dit zolang je account bestaat. Wordt je account verwijderd (stuur een mailtje, zie 08), dan gaan je licentierechten en je voortgang direct mee; een factuur blijft wel in de boekhouding, omdat de wet dat vraagt. Log je uit in het spel, dan haalt het spel je voortgang ook van die computer; op je account blijft hij staan.

In het klantportaal (portal.koonsystems.com) koop en beheer je licenties, proeven, facturen en downloads. Je logt er apart in, met een eenmalige link per mail en een tweede stap met een authenticator-app. We bewaren je e-mailadres en voorkeurstaal; de organisaties waar je bij hoort, met naam, adres, land, btw-nummer en factuuradres; je rol en welke mails je wilt krijgen; je sessies (een hash van het sessiecookie, nooit het cookie zelf) en een hash van een apparaatcookie, zodat we je kunnen laten weten als er vanuit een nieuwe browser wordt ingelogd. Voor de tweede stap: het geheim van je authenticator-app, versleuteld, en hashes van je herstelcodes.

Het portaal zet alleen op portal.koonsystems.com twee strikt noodzakelijke cookies: de sessie (60 dagen) en het apparaatcookie (400 dagen). Geen tracking.

Betalen gaat via Mollie B.V. (Amsterdam), als verwerker. Wij geven het bedrag, een omschrijving en de naam en het factuuradres van je organisatie door. Mollie bewaart de betaalgegevens; wij bewaren het betaalnummer, de status en het land van de kaart of bankrekening (als bewijs voor de btw). Vul je een btw-nummer uit de EU in, dan controleren we het bij de VIES-dienst van de Europese Commissie en bewaren we de uitkomst met het raadplegingsnummer. Alleen het btw-nummer gaat daarheen.

Voor licenties uit het portaal bewaren we het SAP-bedrijf of het installatie-id, het aantal, bij KoonCRM de e-mailadressen van de benoemde gebruikers, en wanneer je server zijn sleutel voor het laatst ophaalde en met welke versie (geen IP-adres; zie ook 05). We mailen over bestellingen, betalingen en facturen, licentiesleutels en proeven, veiligheid (nieuwe inlog, tweede stap, wijziging van e-mailadres) en uitnodigingen. Leden kiezen zelf welke soorten ze krijgen; eigenaren krijgen altijd de veiligheidsmails.

Koop je KoonLearn voor een organisatie, dan geeft de eigenaar elke plaats aan het e-mailadres van een collega. Dat adres bewaren we bij de plaats; de collega krijgt één mail dat er toegang is, en KoonLearn opent de betaalde hoofdstukken als die met dat adres inlogt. Verder gebruiken we het nergens voor. De eigenaar kan het adres wijzigen; verwijdert de collega zijn portaalaccount of de eigenaar de organisatie, dan halen we het adres weg.

Je kunt in het portaal zelf je account verwijderen, en als eigenaar een organisatie, zolang er geen abonnement loopt en geen factuur openstaat. Dan halen we je naam, adres, e-mailadres, lidmaatschappen, sessies en de gegevens van de tweede stap weg. Facturen bewaren we zeven jaar, omdat de Nederlandse belastingwet dat vraagt, ook na het verwijderen; ze houden de gegevens van de organisatie zoals die op de factuurdatum waren. Het logboek houdt alleen nummers.