Locaties in SAP Business One: hoe je ze inricht, hoe B1 voorraad aan ze toewijst en hoe een scanner ermee werkt

Wat een locatie is in B1.

Een locatie is de kleinste adresseerbare plek in een magazijn: een plank, een palletplaats, een plek op de vloer. In B1 zet je het per magazijn aan. In Administration > Setup > Inventory > Warehouses vink je op het tabblad General Enable Bin Locations aan. Vanaf dat moment heeft elke ontvangst en elke uitgifte in dat magazijn een locatie nodig, en verschijnt een tabblad Bin Locations met de instellingen hieronder. Magazijnen zonder locaties werken gewoon door, en de menu's voor locaties (Inventory > Bin Locations, en Administration > Setup > Inventory > Bin Locations) verschijnen pas als minstens één magazijn locaties heeft.

B1 maakt meteen per magazijn één systeemlocatie aan, de magazijncode gevolgd door SYSTEM-BIN-LOCATION, en maakt die de standaardlocatie. Zo kun je op de dag van aanzetten gewoon doorwerken. De systeemlocatie kun je niet wijzigen, deactiveren of verwijderen.

Hoe locatiecodes zijn opgebouwd.

Een locatiecode typ je niet vrij in. Hij bestaat uit de magazijncode en maximaal vier subniveaus, verbonden door een scheidingsteken. De subniveaus geef je een naam in Administration > Setup > Inventory > Bin Locations > Bin Location Field Activation, bijvoorbeeld Gang, Stelling, Hoogte en Plaats, en de codes per subniveau leg je vast in Warehouse Sublevel Codes. Het scheidingsteken (Bin Loc. Code Separator, tot vijf tekens, standaard een streepje) stel je per magazijn in. Magazijn 01, gang A, stelling 03, hoogte 2 wordt dan 01-A-03-2.

Hetzelfde venster activeert tot tien locatiekenmerken, zoals zone, temperatuur of breekbaar, met hun waarden in Bin Location Attribute Codes. Locaties maak je daarna één voor één aan in Inventory > Bin Locations > Bin Location Master Data, of in bulk met Bin Location Management, dat elke combinatie van de gekozen codes genereert en eerst een voorbeeld toont. Houd de codes kort en in de volgorde waarin iemand loopt: verschillende toewijzingsmethoden hieronder sorteren erop.

Wat je per locatie instelt.

Elke locatie in Bin Location Master Data heeft meer eigenschappen dan alleen de code:

• Receiving Bin Location: markeert de locatie als ontvangstgebied, zoals een keurzone.
• Bar Code (tot 100 tekens) en Alternative Sort Code (tot 50), waarop de toewijzing kan sorteren in plaats van op de code.
• Minimum Qty, Maximum Qty en Maximum Weight. Het minimum blokkeert geen uitgifte; het stuurt het aanvullen vanuit de rapporten Bin Location List en Bin Location Content List.
• Item Restrictions: een specifiek artikel, maar één artikel, een specifieke artikelgroep of maar één artikelgroep.
• UoM Restrictions: dezelfde vier vormen voor eenheid en eenhedengroep.
• Batch Restrictions: Single Batch, één batch per locatie; artikelen zonder batches mogen er dan niet in.
• Transaction Restrictions: alle transacties blokkeren, inkomend, uitgaand, of alles behalve overboeken en tellen, altijd met een reden.
• Exclude from Auto. Alloc. On Issue en Inactive; een locatie kan alleen gedeactiveerd worden als ze leeg is.

Bij de beperkingen worden locaties streng: een document dat ze overtreedt wordt geweigerd, of het nu uit de B1-client komt of uit een app via de Service Layer.

Standaardlocaties, ontvangstlocaties en toewijzing bij ontvangst.

Waar gaat ontvangen voorraad naartoe? B1 kent drie niveaus van standaardlocatie: het magazijn (tabblad Bin Locations), de artikelgroep (Item Groups - Setup) en het artikel (Item Master Data, tabblad Inventory Data). Het artikel gaat voor, dan de artikelgroep, dan het magazijn. Met Enforce Default Bin Loc. wordt de standaardlocatie van het magazijn verplicht, tenzij het artikel of de groep een eigen standaardlocatie heeft.

Vink Enable Receiving Bin Locations aan op het tabblad Bin Locations, en goederen van leveranciers en retouren van klanten gaan in plaats daarvan naar de ontvangstlocaties, in de volgorde van Receive Items By, desgewenst alleen naar lege en tot hun maximale aantal of gewicht. Interne ontvangsten, zoals overboekingen en ontvangsten uit productie, gaan nog steeds naar de standaardlocatie. Vanaf de ontvangstlocatie zet iemand de goederen weg met een overboeking; de optie Clear Bin Locations in de locatierapporten zet die overboeking klaar.

Zonder ontvangstlocaties beslist Auto Alloc. On Receipt: de standaardlocatie, de laatste locatie die het artikel ontving, de huidige locaties van het artikel, of de huidige en eerdere locaties. Een maximum beperkt de automatische toewijzing alleen als Receive Up to Max. Qty of Receive Up To Max. Weight aangevinkt is; een handmatige toewijzing erboven krijgt alleen een waarschuwing. Voor batch- en serieartikelen met On Every Transaction gebeurt de toewijzing zodra het batch- of serienummer is ingevuld.

Toewijzing bij uitgifte, overboeken en tellen.

Op een levering of voorraaduitgifte vult B1 de locatie in volgens Auto Alloc. on Issue: Single Choice (alleen als er maar één manier is), Bin Location Code Order, Alternative Sort Code Order, Descending Quantity, Ascending Quantity, Ascending Quantity – Single Bin Preferred, FIFO of LIFO. Per document kun je de methode overschrijven in de Form Settings, en per regel in het venster Bin Location Allocation - Issue. Een regel waarvan het aantal niet volledig over locaties verdeeld is, wordt rood en het document kan niet worden toegevoegd.

Voor batch- en serieartikelen bepaalt Issue Primarily By op het artikel of je eerst de batch kiest en dan de locatie, of eerst de locatie en dan de batches die daar liggen; zie de gids over batch- en serienummers.

Voorraad verplaatsen tussen locaties is een overboeking (Inventory > Inventory Transactions > Inventory Transfer), ook binnen één magazijn. Elke regel heeft From Bin Locations en To Bin Locations, en beide moeten optellen tot het aantal van de regel. Tellen werkt ook per locatie: de telopdracht selecteert artikelen op locatie en elke regel is één artikel op één locatie, dus een telling per gang is een selectie van locaties; zie de gids over voorraadtellingen.

Veelgemaakte fouten.

• Locaties aanzetten zonder plan. Vanaf de eerste dag heeft elke ontvangst en uitgifte een locatie nodig; met alleen de systeemlocatie komt alles daar terecht en zeggen de locaties niets.
• Codes die de looproute niet volgen. Toewijzing op codevolgorde stuurt pickers dan heen en weer. Bin Location Code Modification hernoemt locaties in bulk, maar het meteen goed doen is makkelijker.
• Beperkingen die niemand meer kent: een locatie voor één artikel die aan het dock een tweede artikel weigert, en niemand weet waarom.
• Verwachten dat Maximum Qty ontvangsten tegenhoudt. Het beperkt alleen de automatische toewijzing als het bijbehorende vinkje aanstaat; anders waarschuwt het of doet het niets.
• Een volle ontvangstlocatie. Ontvangen maar niet weggezette goederen zijn op voorraad, maar niet waar iemand kijkt.
• Geen etiketten op de locaties. Een locatie die niemand kan scannen of lezen, wordt uit het hoofd getypt, en verkeerd getypt.

Voordat je begint.

• Teken het magazijn: gangen, stellingen, hoogtes, en welke plekken voor ontvangst, picken en bulk zijn.
• Kies de subniveaus en het scheidingsteken, en test de codes op papier: kort, leesbaar, in looprichting.
• Beslis over standaardlocaties per artikel of artikelgroep, en of je ontvangstlocaties wilt.
• Kies per magazijn de toewijzingsmethoden bij ontvangst en uitgifte.
• Stel alleen de beperkingen in die je echt bijhoudt.
• Print voor elke locatie een barcode-etiket, met de locatiecode of de Bar Code uit B1, en hang het waar een scanner erbij kan.

Hoe KoonScan met locaties werkt.

KoonScan, onze scanner-app, leest de locaties uit B1 en boekt erin via de Service Layer, in de standaarddocumenten. Een locatie-etiket scannen opent die locatie, op de code of op de Bar Code die in B1 staat. Ontvangen stelt per regel een locatie voor en neemt een andere als je die scant. Verplaatsen boekt losse artikelen, een hele locatie of een hele batch als overboeking, en handelt overboekingsverzoeken uit B1 af. Wegzetten toont wat er op de ontvangstlocatie staat met een voorgestelde bestemming; Aanvullen toont pickplekken onder hun minimum; met één locatiekenmerk als zone blijven de voorstellen in de zone van het artikel. Tellen gaat locatie voor locatie, standaard blind, en een locatie afronden zet wat daar niet geteld is op nul. Je kunt een locatie blokkeren met een reden, wat in B1 de transactiebeperking zet, en locatie-etiketten printen.

De grenzen: KoonScan controleert zelf de beperkingen specifiek artikel, maar één artikel en maar één batch; beperkingen op artikelgroep, eenheid en gewicht en het maximum per locatie controleert alleen B1 bij het boeken. Voorraad per locatie en per batch leest KoonScan met opgeslagen query's in de Service Layer; haalt de beheerder die tabellen van de toegestane lijst van de Service Layer, dan werkt alleen de voorraad per magazijn. Alles over KoonScan.

Bronnen: SAP Business One 10.0-helpdocumentatie (Working with Bin Locations: locaties aanzetten en aanmaken, Bin Location Master Data, Bin Location Field Activation, Warehouses - Setup: Bin Locations Tab, ontvangsten op en uitgiftes van locaties, Inventory Transfer, Inventory Counting); de databasereferentie van SAP Business One 10.0 (OBIN, OBSL, OBAT, OIBQ, OBBQ); de $metadata van de Service Layer van SAP Business One 10.0 FP 2608 (BinLocations, BinLocationAttributes, WarehouseSublevelCodes, StockTransfers, InventoryCountings).