SAP Business One-training: zo leer je SAP B1, wat een gebruikerstraining behandelt en hoe je je voorbereidt op C_TB120

Zo kom je aan een SAP Business One-training.

• Training door je SAP-partner, op locatie of in een lokaal, meestal tijdens de implementatie. Het sterke punt: het gebeurt in je eigen bedrijf en je eigen inrichting. Het zwakke punt: het gebeurt één keer, vlak voor de livegang, en wat overblijft is vaak een map met schermafdrukken.
• Key-usertraining (train de trainer). Een paar mensen per afdeling leren het hele proces en de instellingen die voor hen tellen, en trainen daarna hun collega's en vangen de eerste vragen op. Dat werkt als de key users er tijd voor krijgen, en niet als ze die niet krijgen.
• Consultanttraining. Consultants bij een partner leren de inrichting: bedrijf en boekingsperioden, rekeningschema en grootboekrekeningbepaling, artikelen en magazijnen, documentinstellingen, goedkeuringsprocedures, door de gebruiker gedefinieerde velden en gegevensimport. Ze leren via het partnerleermateriaal van SAP en in projecten, en velen doen de certificering C_TB120.
• Het leeraanbod van SAP zelf. SAP Learning (learning.sap.com) is de leersite van SAP; zoek daar op SAP Business One voor de actuele leertrajecten en de pagina van het examen C_TB120. SAP Learning Hub is het abonnement van SAP op zijn bredere trainingsmateriaal. Inhoud, talen en voorwaarden veranderen, dus kijk ze daar na en niet in een gids als deze.
• Zelfstudie met een testbedrijf. Een kopie van je eigen bedrijf of een demodatabase op een testserver, waar een fout niets kost. Je hebt een licentie, een server en iemand die het opzet nodig, en een demobedrijf komt zonder opdrachtenlijst: je klikt rond zonder te weten wat de goede uitkomst is.
• Leren door te doen in een simulatie. Een trainingsclient met opdrachten, een verhaal en een controle van elke uitkomst, in de browser, zonder licentie of server. Het vervangt geen training in je eigen inrichting, maar je kunt er een proces herhalen tot het zit.

Wat een goede SAP Business One-gebruikerstraining behandelt.

De processen zijn in elk bedrijf gelijk; de inrichting verschilt. Een goede gebruikerstraining behandelt de onderdelen waarin iemand werkt, van het eerste document tot het laatste:

• Zakenpartners: klanten, leveranciers en leads, contactpersonen, adressen, betalingsvoorwaarden en prijslijsten.
• Artikelen: de artikelstamgegevens, maateenheden, magazijnen en voorraad per magazijn, prijzen, en batches of serienummers waar je die gebruikt.
• Verkoop: verkoopofferte, verkooporder, levering en verkoopfactuur, met kopiëren van en kopiëren naar daartussen, plus retouren en creditnota's.
• Inkoop: inkoopaanvraag of -offerte, inkooporder, goederenontvangst en inkoopfactuur, en landed costs als je goederen importeert.
• Voorraad: ontvangsten en uitgiften buiten een document om, voorraadoverboekingen tussen magazijnen, voorraadtelling en de voorraadrapporten.
• Financiën: het rekeningschema, journaalposten, wat elk document automatisch boekt, boekingsperioden, btw, en de balans en winst-en-verliesrekening.
• Bankzaken: inkomende en uitgaande betalingen, bankafschriften en afletteren, en aanmanen van vervallen facturen.
• De weg vinden: de zoekmodus, de pijltjes van een veld naar het bijbehorende record, de relatiekaart van een document, query's en rapporten, waarschuwingen en goedkeuringen, en een document afdrukken.

Een goede training volgt één order door de hele keten en laat de journaalpost zien die elke stap maakt, in plaats van één venster tegelijk uit te leggen. En mensen doen het zelf, op gegevens die op die van henzelf lijken; kijken hoe een trainer klikt, blijft niet hangen.

Consultanttraining en examenvoorbereiding voor C_TB120.

C_TB120 is het certificeringsexamen van SAP voor SAP Business One (SAP Certified Associate – SAP Business One). Het gaat over implementatie, financiën en logistiek. SAP publiceert de onderwerpen en hun weging per examenversie; kijk de actuele versie, het aantal vragen, de duur en hoe je boekt na op de certificeringspagina van SAP voordat je je voorbereiding plant.

• Begin bij de onderwerpenlijst. Verdeel je tijd naar de weging, niet naar wat je al leuk vindt.
• Doe elk proces zelf. Het examen stelt scenariovragen (wat gebeurt er als, welke instelling veroorzaakt dit), en die beantwoord je doordat je het gedaan hebt, niet doordat je het gelezen hebt.
• Leer de inrichting die het gedrag verklaart: grootboekrekeningbepaling, artikelgroepen en waarderingsmethoden (voortschrijdend gemiddelde, standaard, FIFO), documentinstellingen, goedkeuringsprocedures en door de gebruiker gedefinieerde velden.
• Oefen onder examenomstandigheden: op tijd, met een score per onderwerp, en herhaal de zwakke onderwerpen tot de score standhoudt.
• Laat gelekte vragenlijsten liggen. Ze gaan in tegen de certificeringsvoorwaarden van SAP en leren je antwoorden, geen redenen; de volgende examenversie vraagt het anders.

Goede examenvoorbereiding maakt je klaar voor de vragen; of je het haalt, hangt af van jou en van het examen. Wees op je hoede bij wie de uitslag belooft.

Zelfstudie met een testbedrijf: wat je nodig hebt.

• Een apart testbedrijf, nooit je productiebedrijf. Je partner kan een kopie van productie maken of een demodatabase installeren; voor allebei zijn een licentie en een server nodig.
• Zorg voor persoonsgegevens: een kopie van productie bevat echte klanten en medewerkers, dus behandel die als productie.
• Een opdrachtenlijst met de verwachte uitkomst: wat je boekt, en welke voorraad, journaalpost of welk saldo je daarna moet zien. Zonder die lijst oefen je zonder te weten of het goed is.
• Iemand om het aan te vragen. Een key user of de partner, voor het moment dat de uitkomst afwijkt en je niet ziet waarom.

Checklist: een SAP Business One-cursus kiezen.

• Versie: is de training gebaseerd op SAP Business One 10.0 en een recent feature pack, en op SQL Server of SAP HANA zoals bij jou? Voor gebruikers is het verschil klein, voor de inrichting niet.
• Doelgroep: eindgebruiker, key user of consultant? Eén cursus voor alle drie helpt geen van hen.
• Complete processen: volgt de training een document van offerte tot betaling, en laat ze zien wat het boekt?
• Zelf doen: hoeveel uur werkt elke deelnemer echt in de client, in plaats van te kijken?
• Gegevens: je eigen inrichting, een demobedrijf of een simulatie? Elk heeft zijn plaats; weet welke je krijgt.
• Daarna: wat blijft er over om iets op te zoeken, een oefening te herhalen en volgend jaar een nieuwe collega te trainen?
• Voor het examen: volgt de training de actuele onderwerpenlijst en weging, met oefenen op tijd en een score per onderwerp, en noemt ze zich voorbereiding in plaats van een garantie?
• Taal: is de training in de taal waarin je mensen werken?

Hoe KoonLearn het aanpakt.

KoonLearn, onze trainingssimulatie voor SAP Business One, is de simulatie uit het lijstje hierboven: een client die voor training is nagebouwd op SAP Business One 10.0 FP 2608, met een eigen boekhoudmotor die echt boekt, in het verhaal van een implementatieproject. Eén spoor is voor eindgebruikers en key users (inkoop, verkoop, voorraad, productie, service en financiën); het andere voor partners, met alle 12 hoofdstukken inclusief de inrichting en examentraining in de stijl van C_TB120, met een score per onderwerp. Er is geen SAP-licentie, testdatabase of server nodig; het draait in de browser.

Hoofdstuk 03 Inkoop is gratis, zonder account: begin het gratis SAP Business One-hoofdstuk op learn.koonsystems.com. KoonLearn is examenvoorbereiding en oefening; het vervangt de officiële SAP-training en het examen zelf niet, en het is niet verbonden aan SAP SE.

Bronnen: de helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (zakenpartners, artikelen, verkoop- en inkoopdocumenten, voorraad, financiën, bankzaken); SAP Learning (learning.sap.com) en de certificeringspagina van SAP voor C_TB120; het hoofdstukkenoverzicht van KoonLearn. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.