De key user in SAP Business One: wat de rol inhoudt, wat het vraagt voor en na de livegang, en hoe je key users kiest en traint

Wat een key user is.

Key user is geen instelling of licentiesoort in SAP Business One; het is een rol in het project en in de organisatie. Per afdeling (verkoop, inkoop, magazijn, financiën, soms productie of service) leert één persoon hoe het hele proces van die afdeling in B1 loopt, en wordt de schakel tussen de collega's en de partner. In een klein bedrijf doet één persoon soms twee afdelingen; de rol blijft dezelfde.

• Eerste aanspreekpunt. Een collega die vastloopt, vraagt het eerst aan de key user. Die lost op wat een gebruiksvraag is, en geeft door wat een fout of een instelling is, met een duidelijke beschrijving van wat er gebeurde.
• Proceseigenaar. Samen met de partner bepaalt de key user hoe de afdeling in B1 werkt: welke documenten, welke velden verplicht zijn, welke rapporten men gebruikt.
• Testen. De key user test de inrichting met eigen gevallen voor de livegang, en later elke wijziging, update of nieuwe add-on.
• Collega's trainen. De key user traint de eigen afdeling, en later elke nieuwe collega die erbij komt.
• Contact met de partner. De key user bundelt vragen en wijzigingsverzoeken, zodat de partner één helder verhaal hoort in plaats van tien.

Voor de livegang en daarna.

Voor de livegang werkt de key user vooral aan het project. Hij legt de consultant uit hoe de afdeling nu werkt, controleert de voorgestelde inrichting, levert en controleert de stamgegevens van zijn gebied (klanten, leveranciers, artikelen, prijzen), test complete processen in een testbedrijf en schrijft korte werkinstructies in de woorden van de afdeling. Aan het eind traint hij de collega's en is hij de eerste dagen in productie op de werkvloer.

Na de livegang verandert het werk, maar het stopt niet. De key user beantwoordt vragen, ziet fouten vroeg (een levering die nooit is gefactureerd, een goods receipt PO die nog openstaat terwijl de factuur al binnen is), test updates en wijzigingen voordat ze in productie komen, traint nieuwe collega's en houdt de werkinstructies bij. Hij is ook degene die merkt dat het bedrijf is veranderd en dat B1 moet volgen.

Hoeveel tijd het kost.

Meer dan de meeste bedrijven inplannen. Tijdens het project nemen de weken van ontwerp, datamigratie en testen een groot deel van de werkweek van de key user in beslag. Blijft het gewone werk gelijk, dan lijdt het testen eronder, en dat merk je pas na de livegang. De eerste weken in productie brengen de meeste vragen, en dan moet de key user beschikbaar zijn voor collega's, niet begraven onder zijn eigen achterstand. Daarna zakt het naar een paar uur per week voor vragen, wijzigingen en nieuwe collega's.

Maak die tijd zichtbaar: spreek met de leidinggevende af welk werk tijdens het project ergens anders heen gaat, en wijs een vervanger aan die ten minste het hoofdproces kent, voor vakantie en ziekte.

Wat een key user moet weten.

Een key user richt het systeem niet in; dat is het werk van de partner. Maar hij moet genoeg van de inrichting begrijpen om uit te leggen wat B1 doet en waarom.

• Het hele proces van de eigen afdeling, van het eerste document tot het laatste, en wat ervoor en erna gebeurt bij andere afdelingen. Verkoop moet weten wat het magazijn met een verkooporder doet, en wat financiën met de factuur doet.
• De documentstroom: basis- en doeldocumenten, Copy From en Copy To, openstaande hoeveelheden, en wanneer je afsluit of annuleert. Zie de gids over de documentstroom in SAP Business One.
• Wat elk document boekt: voorraad, gereserveerde en bestelde hoeveelheden, en de journaalpost. Een key user die de journaalpost van een levering of een goods receipt PO kan lezen, beantwoordt de helft van de vragen van financiën.
• De instellingen die de afdeling raken, ten minste om te lezen: Document Settings (Administration → System Initialization → Document Settings), de boekingsperiodes, de G/L account determination achter de eigen documenten, en goedkeuringsprocedures (Administration → Approval Process → Approval Templates) als documenten goedgekeurd moeten worden.
• Queries en alerts: de Query Manager (Tools → Queries → Query Manager) om de opgeslagen lijsten van de afdeling te draaien, en alerts (Administration → Alerts Management) die waarschuwen voor wat actie vraagt. Ingewikkelde SQL schrijven hoeft niet; weten wat er is en wie het onderhoudt wel.
• Autorisaties: wat collega's mogen zien en doen. General Authorizations (Administration → System Initialization → Authorizations → General Authorizations) wordt onderhouden door de partner of de beheerder, maar de key user weet wat de afdeling nodig heeft en controleert het bij het testen.
• De weg vinden: Form Settings (Tools → Form Settings) om de juiste kolommen te tonen, de Relationship Map van een document, de Change Log (Tools → Change Log) om te zien wie wat heeft gewijzigd, en de Open Items List voor documenten die nog openstaan.

Zo kies en train je key users.

• Kies op kennis van het werk, niet op functie. De beste key user weet hoe de afdeling echt werkt, uitzonderingen inbegrepen, en heeft het respect van collega's. Een leidinggevende die nooit beschikbaar is, is een slechte keus.
• Kies iemand die graag uitlegt. Een key user die kennis voor zich houdt, wordt een flessenhals.
• Wijs ze aan bij de start van het project, niet twee weken voor de livegang. Wie bij de ontwerpsessies was, begrijpt waarom de inrichting is zoals ze is.
• Train ze dieper dan de eindgebruikers: het hele proces, de boekingen en de instellingen erachter, in een testbedrijf met eigen gegevens. De manieren om dat te doen, en wat een goede training behandelt, staan in de gids over SAP Business One-training.
• Laat ze oefenen tot ze het zonder instructie kunnen, en laat ze daarna een collega trainen terwijl de consultant er nog is om te helpen.
• Geef ze een directe lijn met de partner, en spreek af wat ze zelf oplossen en wat naar de partner gaat.

Waar het misgaat.

• Geen tijd. De key user is aangewezen maar houdt een volle baan. Het testen schiet erbij in en de problemen komen in productie boven.
• Te laat. De key user komt erbij na het ontwerp en leert nooit waarom de inrichting is zoals ze is.
• Eén persoon voor alles. Alle kennis zit bij één persoon, die vervolgens vertrekt.
• Alleen het ideale pad testen. Tests met ideale orders missen de uitzonderingen: deelleveringen, retouren, batches, vreemde valuta, een prijs die op de factuur afwijkt.
• Trainen met schermafdrukken. Een map met schermafdrukken vervangt het oefenen, en is na de eerste wijziging verouderd.
• Key user als inrichter. De key user krijgt volledige rechten en wijzigt instellingen buiten de partner om; dat ondermijnt de inrichting en de documentatie ervan.
• Niemand na de livegang. De rol stopt met het project, en nieuwe collega's leren het van wie er toevallig naast zit.

Checklist: voordat je key users aanwijst.

• Eén key user per afdeling, plus een vervanger die het hoofdproces kent.
• Tijd afgesproken met de leidinggevende, voor het project en voor de eerste weken na de livegang.
• Aanwezig bij de ontwerpsessies en bij de controle van de stamgegevens van hun gebied.
• Een testbedrijf en een testplan met eigen gevallen, uitzonderingen inbegrepen, en het verwachte resultaat per geval.
• Training in het hele proces, de documentstroom en wat elk document boekt.
• Afspraken met de partner: wat de key user oplost, wat naar de partner gaat, en hoe.
• Korte werkinstructies per afdeling, bijgehouden na de livegang, en een plan om nieuwe collega's te trainen.

Hoe KoonLearn het aanpakt.

KoonLearn, onze trainingssimulatie voor SAP Business One, heeft een spoor voor eindgebruikers en key users: de gebruiksdelen van de hoofdstukken 00 en 02 tot en met 09, over inkoop, verkoop, voorraad, productie, service en financiën. Je werkt in een client die voor training is nagebouwd op SAP Business One 10.0 FP 2608, met een eigen boekhoudmotor die echt boekt, zodat je ziet wat een document met de voorraad en het grootboek doet; de journal entry preview laat het zien voordat je het document toevoegt. Opdrachten worden per veld gecontroleerd, foutzoekopdrachten laten je uitzoeken waarom een boeking niet klopt, en elk hoofdstuk eindigt met een toets. Er is geen SAP-licentie, testdatabase of server nodig.

Voor een key user is dat een plek om de hele keten te leren voor de livegang en later te herhalen; voor de afdeling is het een manier om nieuwe collega's te trainen zonder klaslokaal. Organisaties kopen plaatsen in het klantportaal en geven elke plaats aan een collega. Het vervangt geen training op je eigen inrichting, en de inrichting zelf (autorisaties, goedkeuringsprocedures, alerts, datamigratie) zit in het partnerspoor, niet in het key-userspoor. Hoofdstuk 03 Inkoop is gratis, zonder account: begin het gratis hoofdstuk op learn.koonsystems.com. KoonLearn is niet verbonden aan SAP SE.

Bronnen: de helpdocumentatie van SAP Business One 10.0 (Document Settings, General Authorizations, Alerts Management, Query Manager, goedkeuringsprocedures, Form Settings, Change Log, Open Items List, Relationship Map); het hoofdstukkenoverzicht van KoonLearn. SAP en SAP Business One zijn handelsmerken van SAP SE.